《酒店总经理的秘书工作》.docxVIP

最新整理酒店总经理的秘书工作 总经理秘书（Secretary to General Manager） ,有的洒店乂称之为行 政秘书（Executive Secretary） 、行政助理（Administrative Assistant） 等，这 个职位的含义是什么呢？根据《现代汉语词典》对秘书的定义“掌管文书并协助 机关或部门负责人处理日常工作的人员”， 总经理秘书应是掌管洒店企业文书或 者档案并协助总经理完成日常工作的人员。 那么，在洒店企业中，总经理秘书的 工作职责包括哪些具体内容呢？ 1、 协助总经理起草洒店综合性的业务报告、工作计划、备忘录、规章制度 等； 2、 参加 总经理组织召开的行政例会（有的洒店也称之为早会或例会）、财务 会议以及其它会议，做好会议记 录，了解各项决定的执行情况并及时反馈信息， 3、 协助总经理做好日常来访接待、来函等情况处理， 4、 负责总经理的日常 xxx 转接，尽可能地减少外界对总经理工作不 必要的打扰， 5、 负责各种会议记要、备忘录及其它文件的 、打印、分发、归档、保 管等工作；负责洒店内其它部门或者外界报送总经理的各种会议记要、 备忘录及 其它文件和信函的呈送、处理、归档等工作； 6、 负责洒店介绍信、印章的保管和监督使用，负责与外单位联系，办理 各类许可证件和归档保管工作； 7、负责搞好总经理的日常工作安排，如会议、工作约会、宴请等； 8、 负责总经理办公室设备保管、维护正常运行等： 9、 负责总经理出差前以及出差后的工作处理（借款、日程安排、洒店预 定、车辆接送、礼品准备、xxx联系、车旅费报销等）； 10、 完成总经理临时交给的其它工作。 总经理秘书要胜任其工作职责，需要具备哪些知识、技能和素质呢 ？ 1、 应具备较高的文化程度，因为良好的教育背景使人在看待问题、处 理问题时会更加理性和全面，同时具有较强的学习新知识的能力； 2、 熟悉洒店各部门及其运作程序，掌握洒店的各项规章制度，对洒店 的经营（如客房数量、房价、餐厅营业时间和电脑信息系统等 ）以及软件（洒店的 目标、经营思想、服务理念等）情况要了如指掌，以便更好地协助总经理完成各 部门的协调管理以及对外联络沟通的工作，使工作更有效率； 3、 熟练掌握中、英文文字处理技能，熟练操作各种办公室自动化设备， 如计算机、打印机、xxx机、复印机等； 4、 具备较强的对内、对外的沟通能力，使总经理的各项指示、计划、 意愿得以贯彻和执行； 5、 能严守机密、克尽职守、吃苦耐劳，具有团队精神，忠实于自己所 服务的组织，与各部门的管理人员以及洒店相关的企业、团体和政府职能部门保 持良好的合作关系。 总经理秘书的工作任务非常繁多而且要求细节化，因此稍有疏忽哪怕是 工作效率稍低一些，就不仅会影响自己 的秘书工作，而且会影响总经理的工作， 甚至影响洒店企业的形象与运营等等。 那么如何做好总经秘书的工作并提高其效率呢 ？专家指出有五种方法，值得 借鉴： 1、 工作标准化，即把工作惯例化或日常化。也就是说，如果没有特殊 情况，尽量在每个工作日的同一时间段内， 做同样或同样性质的工作。如果秘书 能把自己更多的工作任务标准化，就能在有限的时间内完成更多的工作， 或者有 更多的剩余时间完成其它临时性工作。 2、 在同一时间段内做类似的工作。如在同一时间段内往外拨打xxx , 把需要复印的文件积攒在一起，然后去复印等，这样，既可以节约时间，也可以 提高工作效率或质量。 3、 重新分配工作。如紧急和重要的工作，先办理紧急的事情；重要和 不紧急的工作，先做重要的工作 ；不重要和不紧急的工作，可以另找时间做， 或者找他人做；自己不擅长的工作，而且该工作也不保密，可以与别人交换工作 来做等。 4、 预测。总经理秘书可用预测的办法来减轻工作压力、舒缓工作节奏， 把工作做到前面，如明天14点总经理要召开财务会议，作为秘书，可在明天 10 点左右把上次会议的记录以及其它财务报表等从档案内找出来， 放在总经理的办 公桌上。如果任职者能更好地预测明天会做哪些工作， 他（她）就能更好地完成本 职工作。当然，也不能把第二天的工作日程根据预测，安排得满满的，因为不管 你的预测能力如何强，第二天总是会有些突发事情需要处理， 因此要留出一定的 空余时间来处理这些突发事件。 5、平衡精力，分活工作主次。一个人的工作时间及精力毕竟是有限的，如何在有限的时间内完成更多的工作是对每个工作者提出的挑战。 因此，总经理秘 书在做任何一项工作时，都要具备权衡轻重缓急的意识。 如上文所说，为使工作 更有效率，尽量要把相同的工作放在一起来做， 但是，如果洒店集团的总部人员 正在与总经理商讨工作，而此时，总经理需要秘书去复印一份文件， 那么你还会 等到与其它的文件放在一起复印吗？答案是：当然不会，而