风电工程公司项目过程资料归档办法.docx

项目过程资料归档办法 文件名称 项目过程资料归档办法 编制 王梅洁 文件编号 版次 审核 编制日期 生效日期 批准 1 目的 为加强公司项目管理工作，有效的保护和利用项目过程资料，实现项目过程档案资料管理的规范化、信息化，结合公司实际，特制订本办法。 2 范围 本办法适用于相关职能部门及片区项目在项目执行过程中对各类有价值资料的归档管理。 3 职责 3.1安全运营管理部：负责各项目执行过程中形成文件资料的收集、整理和保存，按要求移交档案管理部门归档。 3.2区域服务中心（简称片区）：负责本片区及所辖项目管理过程中形成文件的收集、整理和保存，按要求移交相关职能部门归档。 3.3项目部：负责本项目执行过程中形成文件资料、记录档案等的收集、整理和保存，按要求移交相关职能部门。 3.4质检部：负责标准化质量控制的关键记录、报告等文件的填写要求，并负责审核项目/片区关键的质量记录、文件等资料。 4 术语和定义 4.1项目过程资料：项目建设和管理过程中形成的具有保存价值的规划、计划、技术资料、重要会议纪要、合同协议、来往信函、传真以及项目过程中与他方发生的证明、记录、手续等各种形式的文件材料的总和，是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。 4.2文件归档：在项目建设、生产运营、设备仪器检修维护等工作完成后，相关职能部门及片区项目将具有保存价值的文件经系统整理交档案部门保存的过程。 4.3电子文件逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原来的储存方式和位置而实现的电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 4.4电子文件物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案管理部门移交的过程。 4.5整理：按照一定原则对档案进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 4.6分类：根据档案来源、形成时间、内容、形式等特征对档案资料进行有层次的分类。 4.7档案移交：各职能部门及有关单位将整理完毕的档案，按程序交给档案部门归档保存的过程。 5 工作程序及要求 5.1文件的归档要求 5.1.1归档范围 5.1.1.1安全运营管理部应该将项目建设、生产运营、设备仪器检修维护等业务活动过程中形成的不同形式的文字、图表、声像等具有保存价值的文件资料纳入归档范围。 5.1.1.2项目（片区）应该将风电项目建设安装、调试预验收及质保期间满足阶段验收和最终验收所有文件资料以及各阶段业务活动过程中形成的不同形式的文字、图表、声像等具有保存价值的文件资料纳入归档范围。 5.1.1.3文件资料的归档范围参照附录A《文件资料归档范围与档案分类及保管期限划分表》，但不限于此表。《文件归档范围与档案分类及保管期限划分表》每年更新一次（或根据需要更新），由运营中心统一颁发。 5.1.2归档时间 5.1.2.1安全运营管理部应每年3月将上一年度形成的文件收集整理后移交档案管理部门归档。 5.1.2.2安全运营管理部在生产管理过程中形成的文件资料由经办人及时收集整理后移交综合管理员归档，时间要求主要遵循以下原则： 1) 编制的各类计划在生效后的一周内整理归档。 2) 编制的各类通知、通报、会议纪要等文件在生效后的一周内整理归档。 3) 编制的各种规章制度、管理办法等文件在会签后生效后一周内整理归档。 4) 接收的与项目建设相关的指令、通知、通报、会议纪要、传真、信函等由经办人在办理完毕后一周内整理归档。 5.1.2.3风电项目建设安装、调试预验收及质保期间形成的文件资料由项目部（片区）按规定时间收集整理后移交安全运营管理部归档，时间要求主要遵循以下原则。 1) 机组开始安装的一个月内，应对项目前期的资料进行收集整理、移交归档； 2) 机组完成安装验收后的一个月内，应对项目安装阶段的资料进行收集整理、移交归档； 3) 机组完成预验收后的一个月内，应对项目调试阶段的资料进行收集整理、移交归档； 4) 项目进入售后阶段后，相应的资料按照规定周期收集整理、移交归档； 5) 周期长的可分阶段、分单项移交归档。 5.1.2.4设备仪器文件应在设备开箱检验后及时收集登记归档。 5.1.2.5照片应在工作结束后由形成单位及时收集整理归档。 5.1.2.6电子文件逻辑归档应实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。 5.1.3归档文件质量 5.1.3.1 文件应齐全、完整，签章手续完备；其内容应准确、真实、可靠。 5.1.3.2文件应原件归档。因故无原件归档的永久保存文件，应在复印件首页加盖原件存放单位的公章。 5.1.3.3文件应字迹清楚，图样清晰，其记录载体和记录方式应符合档案耐久、可靠性保存的要求。 5.1.3.4用于记录专业施工与验收的表格式文件，应符合相关技术标准的要求，没有填满内容的空白格应划线或加盖“以下空白”章。 5.1.3.5 图纸应按相关规定签署或盖章。