集团公司科研档案管理规定.docx

科研档案管理规定 第一节 总则 第一条 为加强集团科研档案的管理，充分发挥科研档案的作用。根据国家档案局颁发的《科学技术研究档案管理暂行规定》，制定本规定。 第二条 科研档案是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。 第三条 科研档案是科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一种重要的信息源，是国家的宝贵财富，是科技水平的记录和反映，是出成果、出人才的重要依据之一，必须实行统一管理，任何人不得据为已有。确保科研档案的完整、准确、系统、安全，以便开发利用。 第四条 科研工作和建立档案工作要实行“四同步”管理：下达任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料同步；验收鉴定科技成果与验收鉴定科研档案同步；上报登记、评审奖励科技成果与档案部门出具专题归档证明材料同步。 第五条 党政办公室统一负责集团科研档案管理工作，部门相应设立科研档案管理岗位。 第二节 科研文件材料的形成与归档 第六条 各承担项目部门要按照科研工作程序，建立健全科研文件材料的形成，积累、整理和归档制度，确保归档文件材料的完整、准确、系统。 第七条 科研文件材料的归档范围主要包括： 一、科研准备阶段：科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告，调研报告、方案论证和协议书、合同书等文件； 二、研究实验阶段：各种载体的有关原始记录（必须经过整理），实验报告、计算材料、专利申请的有关材料、设计图纸、关键工艺文件等； 三、总结鉴定验收阶段：工作总结、科研报告、论文专著、参加人员名单、技术鉴定材料、同行专家评审材料、科研投资情况及决算材料； 四、成果奖励申报阶段：成果申报材料及审批材料、推广应用的经济（社会）效益证明材料等； 五、推广应用阶段：推广应用方案、总结、扩大生产的设计文件、工艺文件、生产鉴定材料、转让合同、用户反馈意见等。 第八条 科研文件材料的归档要求： 一、科研人员应负责科研文件材料的形成、积累、归档立卷工作。实行课题（项目）负责人主持归档立卷的责任制，明确课题（项目）资料员，负责收集、保管、整理研究过程中所形成的科研文件材料。参加项目研究的科研人员应及时将科研材料整理后交资料员保管，调离本集团时应办好科研文件材料的交接手续。 二、科研文件材料应在项目完成后及时归档（限半年内）、归档的科研文件材料必须是经过整理的原始材料、根据需要可复制若干份。 三、归档的科研文件材料必须用科研档案部门提供的统一规格的纸张、表格，用蓝黑或碳素墨水书写，不能用圆珠笔或铅笔书写，要求字迹工整，图样清晰，装订整洁，有完备的审查手续。 四、科研档案材料的归档排列顺序： 卷内目录、课题简介、成果奖励证书（照片）、主要完成人员名单、科研计划、任务书、论证报告、合同和协议书、设计报告、计算书、实验大纲、实验报告、各种原始记录和结果、论文（单行本原件）、成果使用说明书、总结报告、鉴定评审材料、其他有关材料、备考表等。按科研过程的自然顺序，根据科研材料内部有关联系，将本项目科研文件材料装成一卷或若干卷归档。 第九条 各科研部门对已完成的各个科研项目进行鉴定、验收和申请奖励时，必须由党政办公室出具证明方可进行。科研文件材料归档不符合要求的项目，不算完成，不得进行鉴定，验收和申报奖励。对已获奖或正在申报的科研成果，如检查发现其档案不符合要求，党政办公室有权建议有关部门推迟或撤销对该项目成果的奖励。 第三节 科研档案的管理和检查 第十条 党政办公室要按照档案工作的有关达标要求，抓好科技档案的标准化、规范化管理工作。严格按照达标标准做好档案的收集、整理、鉴定、保管和开发利用工作，逐步实现科研档案管理的现代化。 第十一条 科研档案应有专门的库房保管。库房门、窗要牢固，房内必须保持适当的温度，并有防虫、防盗、防腐、防光、防有害生物和防污染的安全措施。对破坏的档案应及时修复。 第十二条 要建立保密、利用、统计、更改等各项管理制度。科研人员调走时必须办理科研档案和科研文件材料的交接手续。 第十三条 要对科研档案工作进行定期检查，检查内容： 一、分管领导、人员、设备、经费等条件落实情况； 二、在科技管理中科研档案建档与科技管理工作四同步的情况； 三、完成的科研项目、科研文件材料的交接情况； 四、档案管理制度的落实执行情况； 五、档案集中统一管理和保管情况； 六、科研档案开发利用情况。 第四节 科研档案的开发利用 第十四条 大力开发科研档案信息资源，面向集团领导、科研人员，为集团技术、产品创新提供帮助。 第十五条 党政办公室要加强科研档案的信息加工工作。编制必要的检索工具、编撰简介、文摘、汇编、手册及史料等。 第五节 科研档案人员 第十六条 党政办公室按规定为有关人员提供借阅和查询科研档案的服务。