WI-FIN-10-A发货收款管理制度.docx

深圳市图泰精密机器制造有限公司 发货收款管理制度 制订 日期 标题：发货收款管理制度 审核 日期 文件 编号 W— FIN—10 版本 A 标准化 日期 类型 受控文件 批准 日期 深圳市图泰精密机器制造有限公司 共10页 目的 为进一步完善发货收款管理，特制定本制度。 适用范围 适用于本公司销售发货、发出样品、换货、返修、补货等。 责任人及职责 总经理： 审核批准本文件。 不收款样品发货的批准。 总经办稽核员：检查本制度的有效执行。 3.3 .财务部： 财务部经理： 制定本制度。 落实并有效执行本制度。 检查往来会计、会计文员的发货管理、账簿记录是否有效执行本制度。 审核外销发货及退货、返修、需退回样品的发出、补货的审批。 审核应收/应付日报表、应收账款周报、应收帐款月报表；分析收款情况；跟催收款 进度。 3.3.2.往来会计： 检查会计文员的发货管理、账簿记录、送货单、对账单的跟催是否有效执行本制度。 非外销、非月结客户的发货管理。 审核对账单、发票，跟催客户确认的对账单并归档。 根据商务文员的开立发票申请书审核需开票合同、对账单后交开票员开票。 核对应收/应付日报表、应收帐款月报表，编制应收账款周报。 3.3.3.会计文员： 将开立的订货合同按客户分类归档. 根据订货合同及发货单签核送货单，并在归档的销货合同上销减. 及时跟催销售部，将送货单第四联，按客户按日期归档。 根据送货单第二联按客户、按日期依序登记流水账。 开票员：根据往来会计审核的已发货合同、确认的对账单开立发票。 销售部： 销售部经理： 检查商务文员、销售外勤、送货员是否有效执行本制度。 检查货物发出。 跟催货款的回收。 4 标题：发货收款管理制度 3 文件 WI— FIN—10 版 本 A 2 编号 类 型 受控文件 1 制订 共10页 第2页 次数 更改标记 签名 日期 深圳市图泰精密机器制造有限公司 标题：发货收款管理制度 文件编号：WI FIN 10 342.商务文员： 3.421.开立订货合同后送交财务部一份归档。 3.4.22 按订货合同填开送货单，将客户签回的第四联回单次日送交财务部归档。 每月末编制对账单并同月结客户对账，次月 7日前将客户确认的对账单送交一份财 务 部归档。 按订货合同的规定及完成情况以内部联络单方式及时向财务部提出开立发票申请。 3.425.按订货合同的收款规定及时将发票送达客户，并让客户签回发票收执单后存档。 3426 根据订货合同和应收帐款周报及时催收货款， 并在应收帐款周报上填写催款信息反馈 给财务部。 3.4.3 .销售外勤、送货员： 按财务签核的送货单到仓库提货。 将送货单所送货物安全送达客户仓库或指定场所。 让客户签收送货单，并将客户签回的送货单交商务文员。 PMC PMC经理： 落实本制度并有效执行。 检查仓管员的发货管理、账簿记录是否有效执行本制度。 仓管员： 根据财务部签核的送货单发货。 根据财务部签核的送货单按类、按日期依序登记存货日记账。 综合部： 综合部经理： 落实本制度并有效执行。 检查门卫是否有效执行本制度。 n卫：根据财务部签核的送货单对照货物签字放行。 4.流程图 4 标题：发货收款管理制度 3 文件 编号 W— FIN—10 版 本 A 2 类 型 受控文件 1 制订 共10页 第3页 次数 更改标记 签名 日期 深圳市图泰精密机器制造有限公司 4.1.合同备案流程图 订货合同备案 人 任 责 求 要 业 作 完成 时限 一 当财 或合临 的於 单式溯 同份 订格亠攻 合一 的司 订份 户公份 签备 客我备 子可 将可 应合 宓作一 员货 员并件 文订 文一附 务将部务同的 商日务商合同份 1 2 合同签订日 ,# 是 章 确签 正同 否合 额独 金期 核款 审付 、厂 、 O 会式全 来方齐 往款否 合同签订日 户 客 按 同档 合归 货类 订分 的期 格日 合立 核订 审同 将合 合同签订日 4 标题：发货收款管理制度 3 文件 W— FIN—10 版 本 A 2 编号 类 型 受控文件 1 制订 共10页 第4页 次数 更改标记 签名 日期 深圳市图泰精密机器制造有限公司 责任人 作业要求 完成 时限 商务文员 根据订货合冋、发货单或客户付款凭证正确填开送货 单（一式六联），且送货单不得涂改。 财务人员 1.会计文员签核月结客户的送货单，审核要点：有 正式月结合冋或正式发货单方可签核； .往来会计核签非月结客户的送货单，审核要点： 货款已到位，客户无欠款方可核签； .财务经理核签外销客户的送货单，审核要点：货 款已到位或有正式发货单方可核签。 财务人员 .核签送货单一式六联，留第二联销减合冋然后交 会计文员装订保存、登流水账、做日报表； .销减合同须注明送货日期、送货单号码。 .如有