公司合同管理办法1.docVIP

PAGE PAGE 1 建设工程合同管理办法 一、适用范围：公司所有对外工程合同 二、制订目的：明确程序，分清责任，规范合同申报、审批及管理流程，便于付款审核和日常查询，提高合同审批效率，确保合同资料完整。 三、总则 为加强公司合同管理，明确程序，分清责任，结合房地产行业 和本公司特点，特制定本办法。 本办法只对公司工程类合同申报、会签审批、档案管理的具体 情形进行规范。 四、合同办理原则 工程类业务合同办理原则： 1、应事先签订合同的情形： 金额10000元以上且属于非即时结清（指双方承担的权利义务不能同时即刻完成的情况）的经济业务； 金额10000元以下，但根据以往经验或业务自身特殊性（如特别需要强调保修或质量保证责任的）必须签署合同的； 2、无需签订合同的情形： 即时结清的零星经济业务； 和施工单位签有合同后增补工程的业务（由工程部专业人员通过增补签证并附报预算或估算书的方式操作）； 视具体情况掌握的其他情形，但必须经主管领导同意。 工程类业务未签合同的工程不得先行施工，如有正当理由 和特殊情况，必须口头通知主管领导和相关合同管理及执行部门，经领导和相关部门与业务单位洽谈同意后，施工单位方可进场施工，相应合同应立即起草并会签；任何部门或个人均无权擅自确定工程业务合作单位。 五、合同申报与经办 公司对外工程类业务，须签订合同的，应按以下规定和程序办 理： 经过招标确定的业务单位，由招标组织部门与中标单位洽谈合同具体条款，根据招投标文件起草合同文本。部门负责人审核并签署意见后，递交其他相关部门和领导会签，工程合同必须经过成本合约部、工程管理部、工程主管领导、总经理、董事长审核会签后才能盖章生效；合同执行如与其他部门相关，相关部门也须审核会签。 确定不需要经过招标的业务的合作单位，由经办部门和经办人根据需要向主管部门或主管领导汇报业务主要内容和要求。经部门负责人或主管领导同意，由经办部门寻找业务单位，审查其资格，包括其主体资格、经营权限、履约能力以及资信情况、商业信誉、管理体系、对方签约人的签约权限等；资格审查通过的单位进行报价（如有需要还须组织相关部门和人员进行考察）；经办部门经过综合比较质量、价格、工期、付款方式、社会信誉等综合因素后，向主管领导汇报。经办部门、主管领导、总经理和董事长研究确定合作单位，由经办部门起草审核合同，并进行合同会签。 对于维修项目或者其他零星工程项目，原则上选用正在现场承担施工任务的单位，签订合同后，由工程管理部安排施工任务，如确实需要新队伍进场承担零星项目，必须申报主管领导以及成本合约部，合同会签以后方可进场施工。 与特殊部门（水、电、气、消防、人防等主管单位和部门）签订合同，经办部门和人员必须先提供相关图纸方案、预算资料、合同文本等文件报公司相关部门（前期规划部、成本合约部等）审核提出相关意见后，经办人员应及时反馈意见与相关部门沟通，双方尽快达成一致。 六、合同会签与审批 经办人员草拟合同或审核修改合同后，填写《合同会签表》。 经办人员向相关部门或上级领导必须真实反映实际情况。如有需要提供的其他附件，如预算书、方案、效果图等，应在合同审批表“备注”栏加以注明。 经办部门负责人对草拟的合同条款及其附件进行审核并签署 意见后，由经办人员送相关部门和领导审核会签，会签顺序如下：合同执行部门、合同执行相关部门（管理部门）、主管领导、总经理、董事长。 所有会签人员对合同条款有建议或意见在会签表内写明。所有会签人员审核会签时间不得超过2天，特殊重要合同必须经过律师审核，并对合同条款签署审核意见。 经办部门根据审核意见，进行合同条款的修改和补充，并按照 确定的全部合同条款与选定的合作单位充分协商、达成一致，最后形成正式合同。递交公司总经理或董事长审定全部合同条款后签字盖章。 合同至少一式四份，其他原因需增加分数的，视具体情况而定。 七、合同存档管理 档案管理按照经办部门和相关部门两级管理的原则进行。 所有工程合同由经办部门发放到成本合约部、工程管理部、财务部和其他合同相关部门。财务部和预算部必须完整保存所有合同原件。监理公司如需要合同由工程管理部负责发放（复印件）。 为保证合同的顺利执行和便于监控合同执行过程，在合同 没有彻底履行完毕之前，经办部门、财务部以及相关部门，也应各自保存已签订的合同原件或复印件，交部门文件资料保管责任人保管。 合同审批、签字盖章后，应对留存的合同及会签表 进行统一编号。与合同报批执行相关的其他附件，如标书，报价单、图纸、方案等由经办部门妥善保存。 合同结束后移交公司档案室统