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宴会预订处理程序 审核： 制作： 编号 版次 生效日期 第 页 共 页 1、目的: 确保餐饮部各经营点宴会预订时，能保障酒店之利益，并兼顾作业程序合理化。 2、 范围： 本程序适用于订宴中心及餐厅。 3、 权责： 3 . 1受理订宴中心预订：订宴员 3 . 2受理餐厅预订：领班或主管 3 . 3修改预订：订宴员 3 . 4修改审核：领班或主管 3 . 5预订执行及追踪：订宴员 4、 定义：无。 5、 作业流程：（见附图）。 6、 作业内容： . 1订宴员应了解每日宴会预订表，掌握预订信息并通过电话、传真、面洽由销 售部配合等方式与客户进行业务洽谈。了解客户需求，经与客户洽谈后有意向 时。订宴员应填写餐饮部每日预订表。 6.2预订表中应注明：宴请时间、用餐标准及时间、主人及客人的国籍和身份、人 数、接待单位、（或住客的房间号）与联系电话。客人的习俗及特殊要求等内 容。 . 3在接收预订时双方还应确认以下内容：宴会的目的、性质、宴会的正式名称、 宴客年龄、性别、是否需要台号、坐次表、坐卡、对菜单要求以及酒水要求、 付款方式等。 . 4当接收预订中某项较特殊时，应在“备注”中加以注明。 6 . 5为保证预订不出现重订现象，订宴中心规定每日上午九时与餐厅核对预订情况。 6 .6接收作业如在订宴中心则由订宴员操作，如在餐厅，则由领班或主管记录后转 交于订宴中心由订宴员续成。 6 . 7预定拟定作业： 6 . 7 . 1根据客户已接受的预订单内容，由订宴员应填写宴会通知单。 6 . 7 . 2宴会通知单应通知餐厅和厨房，各相关地点做好准备工作。 6 . 7 . 3当出现某项内容异常时，应在“备注”中另行注明。要求订宴员与客 户协商确认。 6 . 7 . 4当需其他部门协助时，订宴员应填写工作联系单。 6 . 7.5当客户接受预订单的所有项目时，由双方确认，订宴员应要求客户预 付订金，一般为总价的 10%-20%并填写预收订金收据单。一份交于 客户。 6 . 8预订修改作业： 6 . 1在预订执行过程中，双方都可能因某些原因提出修改预订某些项目的 要求，当此类情况发生时，订宴员应按如下方法作业； 6 . 8. 2当客户修改预订中的某项时，订宴员应填写宴会通知单，并在此单上 盖更改章。 6 . 8. 3当客户在预订后中途因故取消，应提前 24小时通知订宴中心并得到 确认，订宴员应填写宴会通知单并加盖取消单。 6 . 8. 4当我方提出修改预订某些项目时，应以电话、传真等方式告知客户， 双方协商解决。如客户不同意，应上报部门，妥善解决。 6 . 9在预订确认后或预订在执行过程中有提出修改之作业时，订宴员应将其各相 关资料告知相关单位。 6 . 10当预订确认后，订宴员要检查落实各项工作，并对客户情况进行跟踪以保证 宴会顺利进行。 6 . 11各相关部门要对宴会预订情况进行跟踪，与订宴中心和餐厅保持联系。 . 12所有相关记录及资料由订宴员保管、存档。 7、 相关文件： .1会议预订作业程序。 .2前厅预订作业程序。 . 3客房预订作业程序。 8、 使用表单： . 1餐饮部每日预订表：（见附件二） . 2宴会通知单：（见附件三） . 3工作联系单：（见附件四） 8 . 4预收订金收据（见附件五）