《公司发文管理办法》.docxVIP

公司发文管理办法 为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量，保证文书的安全、及时传递, 特制定本管理办法。 第一条公司所有文书的呈批和发文由行政部统一管理。 第一章发文规定 第二条全公司下发的正式文件的权利集中于行政部，各部门一律不得自行向下发送正式文 件。 第三条 各部门需要向上反映汇报重要情况或向下布置重要工作要求发文应向公司提出发文 申请，并将文件底稿交行政部审核。公司同意发文，则由行政部按机构设置与业务 分工统一归口以公司X字发文。 第二章行文规则 第五条公文的种类 公文类别主要有：通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、 计划、简报、制度、规定、办法等。 第六条公司下发文件主要用于： 公布公司规章制度； 转发政策文件或根据政策文件精神制订的公司文件； 公布公司体制机构变动或干部任免事项； 公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定； 发布有关奖惩决定和通报； 其他有关公司的重大事项。 第七条公文格式 公文格式一般包括：标题、主送部门、正文、附件、发文单位（单位公章） 、发文时 间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。 1、 文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。 2、 送部门：指公文主要送达的单位或部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需 要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。 3、 正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。 4、 发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。 、 5、 发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面 向右错开，要写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。 6、 抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。 7、 文件版头：正式公文（需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等） ，一般都 有版头，版头以红色大写印上成都泽弘科技信息科技有限责任公司文件 ，下面加一道红线， 通常称为红头文件。所有以公司名义下发的公文一律用红头文件形式。 8、 公文编号：一般包括编字、年号、顺序号。公司发文，一律有行政部统一编号： 以公司名义对外发文，一律泽弘字 （软年）*号； 行政部发文，用行字（软年）*号； 其他管理部门的发文，用XX行（M）冷号。 9、 机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明 绝密，机密，秘密，普 通”字样。 10、 附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。 第五条行文要求 1、行文须严格区分公文类别，并严格按相应格式书写、排版； 2、明确发文权限。属于全面的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文。属于限定方针 范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。 第二章文件的借阅和清退 4.1文件的借阅 4.1.1需要留用的文件，需要向办公室办理借阅手续，明确责任人借阅时间和归还时间。 4.1.2借阅人必须做好保密工作，不得翻印和复印，不能转借他人，绝密文件在指定地点阅读。 4.2文件的清退 4.2.1文书应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。如发现文件丢失，必须及时查明原因 和责任者，并如实向领导报告。 4.2.2清退时要加盖清退戳记，保存好《文件清退单〉〉。 5文件的立卷归档 5.1文件归档工作依照《档案法〉〉和甘肃铜城工程建设有限公司档案管理制度及时整理（立卷）、归档。 5.2联合办理的文件，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件和其他形式的文件副本。 5.3存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。 5.4要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则，重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。 6文件的销毁 对已不具备归档和存查价值的文件应填写《档案销毁清单〉〉，经办公室主任审核批准后，可以销毁。销毁秘密文件应到指定场所，由两 人以上监销，保证不丢失、不漏销。下发至各基层单位、部室的无密级文件由其自行销毁，并向办公室上报销毁清单。 对于违反文件管理制度并造成影响和损失的人员，视情节轻重，给予行政处罚和经济处罚，由办公室拿出具体处理意见，经领导批示后 进行处罚。 7解释权归办公室