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（管理制度）文件管理制度 文件管理制度 一、 目的 1 、文件管理是企业管理的壹个重要组成部分，历年文件能够体现壹个企业创 立、发展、壮大的历史过程，是公司日常运作及参和各种法律行动的重要 依据。 2 、为了确保工厂各部门有效地制作、宣传、执行、修改、保管文件，避免资 料遗失，使各种管理措施和指令落到实处，且具有连贯性，结合工厂的实 际情况特制定本制度： 二、 适用范围 本管理制度适用工厂各部门各种文本文件，电脑文件，电子文件及特殊 裁体文件，但不包括人事档案文件。（注：特殊裁体文件包括但不限于照 片、底片、录音带、录像带、磁盘、磁带、CD 、VCD 、工程蓝图） 三、 管理组织和权责 1 、工厂制作，颁发的所有文件由行政人事部安排文职人员管理（注：将来公 司发展壮大了，应专门设立文管中心或档案中心），其主要工作职责和权 限如下： （1）、负责工厂内所有文件的收集、整理、登记、保管、维护、借阅及作废 文件的销毁审核工作。 （2）、负责监查其它各部门文件有效性，归档、保管、维护工作，各部门必 须全力予以配合。 （3）、严格执行及遵守《文件管理制度》，对于违反本制度的，文件管理人员 有权提出批评，制止或纠正，情节严重者可呈报行政人事经理予以处 罚。 （4）、严格执行文件管理的借阅程序，有权拒绝未经申请批准的文件借阅者， 有权拒绝非权限范围内的文件借阅者，有权拒绝未经批准擅自复印文 件人员收回已复印的文件，有权追究借阅后缺损文件人员的责任。 （5）、严格遵守及执行工厂档案的保密制度。 2 、各部门要指定文职人员保管该部门制作颁发的文件，其主要工作职责和权 限如下： （1）、熟练掌握《文件管理制度》，了解本部门的工作业务。 （2）、负责本部门文件的登记、打印、复印、保管、分发的具体实施及过期 无效文件的回收、作废、销毁实施工作。 （3）、根据文件分类原则，对本部门内所有文件进行文本立案及电脑立案登 记。 （4）、负责本部门内所有文件原稿及电子备份文件的收集和整理。 （5）、负责本部门内业务客户、关系客户的资料收集，整理立案。 发送至 总经理室 保存期限 永久保存 版次 第 1 版 密级 机密 生效日期 2002 年 10 月 制订 李再魁 审核 批准 四、 文件的分类，分类原则，部门编号，打印格式 1 、根据工厂的实际情况，内部文件按如下性质分为A 、B 、C 三类文件： （1）、A 类文件：是指各类管理手册和规章制度，是工厂的基本法，是为加 强内部管理，提高管理效 率而对内部各种行为进行规范而形成的具有普遍约束力的文件，这类文 件必须永久保存，且按规定的格式打印，A 类文件的编写壹般须具备但 不限于五个要素：目的，适用范围，管理组织和权责，管理制度，附表（见 附表壹）。 （2）、B 类文件，是指壹般性的文件，如人事任免、行政命令、通告、通知、 奖罚通报或未经完善整理的紧急性文件或规定，此类文件需按确定的 格式打印（见附表二），经过半年或壹年时间的试用，整理，合且，汇 编成A 类文件，要作废。 （3）、C 类文件指部门之间的沟通性文件，如备忘录、工作总结、评比结果 的公布等只于短期内起临时性约束作用的文件，格式不限。 （4）、传真件发送时须具备如下要点：收件单位（收