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【PPT 技巧合集】 PPT 的元素分析全系列教程 PPT 的元素分析之一：图表 Data slides are not really about the data, they are about the meaning of the data.—— Slide:ology 》我们用图表表达的并不是数字，而是这些数字的意义。分清楚这两者的不同至关重要。我们使用图表显 然是为了通过数据来支持自己的观点，对于一个不能表达出任何观点的图表，除了能给观众带来困扰什么都不是。考虑到我们使用 PPT 的目的，除非打算对这些数据做详尽的分析，否则就必须要求数据的表达简单直观。但即便是因为前者，我们也常常将这些数据分开表达，否则在观众看来，在图表中搜索你正在讲的数据也是一个疲惫的过程，何况要克制自己避免无关数据的干扰呢？所以我们真正需要图表应 该是直观、简单和意义明确的， Nancy Duarte 用一个词来表达—— Clarity 。为达到这个目的， 《 Slide:ology 》中列举了数据表达的五项原则， Paralife 在这里逐条讲解一下： 1.Tell the truth. 这一条是保证数据的真实性， 作为一个演说者此项尤为 重要，因为没有观众乐意接受虚假的信息。数据的简化固然 重要，但过于简化会让观众感觉不真实。另外，你又不能把 所有数据统统体现出来， 这样观众不会得出任何结论。 注意 : 观众需要的是信息， 不是数字。 2.Get to the point. 意义要直接 了当，就像本文开头提到的那样，图表表达的不是数字，而 是这些数字的含义。所以必须要让观众知道你要表达的东西 是什么。简而言之，你的图表必须能引导让观众非常容易的 认可你要表达的结论，比如我公司产品占有率遥遥领先、业 绩在三月的时候严重下挫、温度的最高点是发生在 30 分钟 时。 3.Pick the right tool for the job. 图表的选用要合适。饼形图、柱形图、折线图、面积图，这些图表各有功用，选择合适的图表对大多数人来说肯定不是问题。但饼形图和柱形图两者的选用上要稍加注意，在表达某一元素的占有率问题时，饼形图是个不错的选择，但你要表达的东西虽然也是各 个元素在整体中的占有率排序，选择柱形图会把次序关系表 达得更加清楚明白。 4.Highlight whats important. 这一条实际是对第二条的补充。为了更清楚的告诉观众你要表达的的意义是什么，图表中的主角必须突出出来。所以我们需要用到 对比。在图表中，互补色对比最为常见。 5.Keep it simple. 保 持简单。保持简单不仅能够使意义表达更加直观清楚，而且 会使图表变得更加美观。 事实上不仅仅是图表， 在 PPT 设计的整个过程中，简单原则都至关重要。在这一原则中，我们 最主要的工作就是去除视觉干扰和信息干扰、提高信噪比，这包括： a.简化颜色比较常用的方法是实用一组对比色及相似色，如一种橙色和一组蓝色相似色。橙色用于突出主角，蓝色组用于陪衬表达对比数据。 b.简化坐标轴坐标轴上的数据不要显得拥挤，网格也不要太过密集。网格的颜色要尽量 淡一些（比如亮一些的灰色） 。c.简化数据没有必要把每组数 据都标出来，观众只需要能清楚你要表达的意思是什么，再 次强调，他们来要的不是数据而是信息，所以只要标上最为 重要的数据就可以了（保留数据前最好问问自己，这个数据 真的是需要保留吗？） 。如果想将所有的数据都提供给观众 让他们自己得出结论，最好将这些图表打印出来再演示结束 后分发给观众， 而不是把它塞进你的 PPT 里。数据的表达要 尽量直观，如果可能，尽量不要使用图例，而要直接把数字 标在图表上，这样免去了观众来回对号入座的麻烦。 d.避免 3D 3D 的图表有可能看起来比较华丽，但 3D 效果会让数据 变得次要或者难以分辨。实际上使用简单的颜色加上平面图 形就可以做出非常漂亮的图表。如果非要做些装饰，可以适 当加一些倒影或者阴影，但图表本身一定要尽量简单。饼形 图的简化：原始图表没有重点，观众很难判断演讲者要说的 是什么。通过下面两步皆可得到比较理想的效果： a. 简化颜 色。留意一下报纸的版面， 最重要的新闻都是放到右上角的。 Nancy 建议饼形图划分从 12 点方向开始。 b. 去除图例，增 大字号突出第二季度内容。观众清楚了，你是在表示第二季 度的销售额。 折线图的简化： 首先去除过多的不必要的数字， 而后简化颜色和坐标轴，去除图例：柱形图的简化：仅仅为 体现某件产品的市场占有率一般会用饼形图，但如果需要对 各个产品进行比较，那么使用按大小顺序排列起来的柱形图 就再合适不过了。将上图简化坐标轴、颜色，将数字直接标于柱形上后得到下图：诚如上面所言，图表是表现数据最常 用