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7S 管理制度方案 7S 管理規範草案 第一條 總則爲了給員工創造一個乾淨、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環境，使公司辦公管理及文化建設提升到一個新層次，特制定如下制度。 第二條 本制度適用於公司本部及各外埠公司全體員工。 第三條 整理 1. 每月對文件（包括電子文檔）作盤點，把文件分爲必要（有效）和不要（過期無效）的，不要的全部銷毀。必要文件交秘書部送檔案室歸檔。 每月對表單記錄（包括電子文檔）作盤點，盤點後的有效表單記錄統一交秘書部送檔案室歸檔。 對所轄區域的物品 、設備、空間做盤點 ，並區分其 要 和 不要 ；分類如下： 1 ） 設備：電腦、印表機、文具、書籍等； 2 ） 空間：櫃架、桌椅、儲物箱等。 3 ） 物品：個人用品、裝飾品 4. 依據《必要品的使用頻率和常用程度基準表》決定物品的 要 與 不要 ； 5. 不要 物品經各部門主管判定後，集中報廢或拍賣； 必要品的使用頻率和常用程度基準表常用程度 使用頻率 處理方 法低 l 過去一年都沒有使用過的物品，而且不能再用 丟棄 中 l 在過去的 6 個月中只使用過一次的物品 l 一個月使用一次的物 品 集中存放（例如歸檔或存放在庫房中） 高 l 一周使用一次的物品 l 每天都使用的物品 l 每小時都要使用的物品 保存在辦公桌或隨身攜帶 第四條 整頓 2 卡座區整頓 ：1. 辦公桌：桌面除文件 、電腦、口杯、電話、文具外，不允許放其他物品；文具必須豎放。辦公用品一般的常 用品：筆、訂書機、塗改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器，可以集中放在辦公桌的一定區域內，電腦線、網線、電話線有序放置；人離開半小時以上應將桌面收拾乾淨。 2. 抽屜：抽屜裏儘量不放辦公用品。最下層抽屜可以放  A4  的文 件、資料；把這個空間從充分利用起來，可以放下面這些東西：  u 個人 的東西  u  個人的參考資料（文件夾、辭典、手冊、商品目錄等） 文件卷宗（各種資訊、草擬的文件材料等） u 空白稿紙、不常使用的文具等 3. 坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品 ，人離開時椅子調正 ，離開半個小時以上 ，椅子應放回桌洞內； 電腦：電腦置寫字臺左前角，豎式主機置桌面下；5. 卡座屏風：內 外側不允許有任何張貼； 6. 垃圾簍：罩塑膠袋，置寫字臺下右前角； 桌洞下不得堆積雜物。 外衣手袋：請置挂於衣帽間或抽屜內，嚴禁隨意放在辦公桌椅 上。 2 辦公室整頓： 1. 辦公室：桌面除公司購置案頭用品、文件盒、 筆筒、文件、電腦外無其他物品； 2. 抽屜：同卡座區規範； 3. 電腦： 桌面呈 45 度角貼牆放置，豎式主機置桌面下； 4. 垃圾簍：置於桌後； 飲水機：放指定地點，不得隨意移動； 6. 報刊：必須上報架，或閱完後放入辦公桌內； 7. 外衣手袋：同卡座區規範 2 文件、資料管理整頓：1. 檔案管理依據 《集團檔案管理制度》 執行 2. 將文件按照待處理、處理中和已處理分類放置，此外還有機密類文件。根據應用情況應將分 爲每日必用、常用和常不用三種，常不用的文件要儘快處置； 3. 硬碟裏的電子文檔、資料分類必須條理清晰，電子文件需要永久、長期保存 的，應形成紙質和辦公軟體等雙套介質材料歸檔保存； 4. 儲存公用資訊的軟碟採取保護措施，使大家都自覺地小心使用。並且爲了明確存儲 在硬碟和軟碟裏的資訊聯繫，建議在軟碟的標簽上注明題目。還要把軟碟分類。修改以後，一定要注明標題、日期。同時軟碟也應該像保存文件一樣，保存在專用的夾子裏。 2 信件、電子郵件（ OA ）整頓： 1. 做一個臨時性的信夾，把不能 立即處理的信件放在裏面 ，必須保存的東西則放在信件保存冊裏 ；2. 辦 公自動化裏面重要郵件應該及時備份；電腦硬碟中應專門建立一個文件 夾，不能處理的郵件存放在裏面； 3. 爲了減輕伺服器負擔，提高回應 速度，辦公自動化中已看郵件不要超過一定數量，經理、處長不得超過 100 封，部長不得超過 50 封，員工不得超過 20 封。系統管理員不定 期抽查。 第五條 清掃公司新辦公樓有專門的保潔人員，公共區域 （如通道、樓梯）不需清掃，清掃的物件主要是個人辦公區域：桌面，桌洞；辦公 設備：電腦、傳真機、影印機、印表機等等清掃基準物件 清掃標準要 求 周期 清掃時間個人區域 桌面乾淨整潔、桌洞內無垃圾、無雜物遺 落 每天 5 分鐘清掃 每天下班後 5 分鐘辦公設備 主機和重點部位的正 面、背面、送風口無污垢 每周一次 每周五下班前 15 分鐘 文檔 桌面、電腦中不能有失效文件，不可輕易看到機密文件超過保管年限的表單及時集中銷毀，保管年限內的表單裝訂送秘書部歸檔無破舊的卡片、冊子、檔案、報刊等無無用的手稿與工作無關的文件 每月一次 月末 第六條 清潔 2 落實整理、整頓、清掃