档案名称编码规则.pdfVIP

档案名称、编号规则 为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合 理有效利用档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则。 1. 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充 分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。 2. 档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将 所有分类各级名称及其代表数字编号，用一 顺序依次排列，以 便查阅。 3. 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改， 如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对 照表，以免混淆。 4. 档案编号规则 4.1. 公司内归档文件的档号结构为“公司名称— 一级目录 —二级目录— 三级目录加流水号”。具体编码表见附件二（档 案分类编码表）。 4.1.1. “公司名称”表示文档归属公司名称,用公司名 称的主体部分的拼音缩写形式表示。各公司名称的缩写 见附表一。 4.1.2. “一级目录”表示文档归属类别号。如：行政管 理类、经营管理 类、基本建设类等等。 4.1.3. “二级目录”表示类别号下面的细分类别，如三 会文件类下面的股东大会、董事会、监事会。 4.1.4. “三级目录”表示更细分的类别， 4.1.5. “流水号是在三级目录下，以文件首次发行日 期的时间为顺序排序。 4.2. 每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时 依序编号、放置存档。 4.3. 新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、 编号顺序（文书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来 编列档号。 4.4. 档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。 4.5. 档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或 一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。 5. 附件一 各公司名称及缩写形式 序 档案 公司全称 缩写 号 编码 嘉德 1 深圳嘉德森投资有限公司 JDS 森 深圳市易达恒通供应链管 易达 YDH 2 理有限公司 恒通 T 深圳市粤信恒贸易有限公 粤信 3 YXH 司 恒 深圳市奥坤信息技术有限 4