《办公室精细化管理》.docxVIP

办公室精细化管理初探 办公室是公司的中枢神经，肩负着公司承上启下、联系内外、沟 通左右、综合协调的重要职责。办公室工作的好坏直接关系到全公司 工作效能的高低、管理水平的优劣和全年目标任务的完成与否， 直接 影响到公司的对外形象。如何做好新形势下的办公室工作，是办公室 长期以来应该思考和探索的一个问题。根据新领导班子提出的新的要 求、办公室结合实际，首先从完善岗位责任管理体系入手，从细节抓 起，以各项工作细化、量化、标准化、协同化、实证化、精益化为逐 一突破口，研究探索精细化管理的可行之路， 促进公司各项工作全面 高效地开展。我认为，要达到精细化管理的目标，必须切实完成以下 几个方面的转变。 一、岗位责任管理方式的转变 实行办公室工作的精细化管理，首先要实现岗位责任粗放式向精 细化的转变。规范化管理是办公室的基础性工作， 而精细化管理是规 范化管理工作的具体化和可操作形式，按照 定岗、定责、定标准” 的要求，办公室首先健全和完善了各项工作的岗责体系。 现行办公室 岗位职责为： 协助公司领导对各部门工作进行综合协调； 负责各类会议的安排和决议事项的督办，组织重要会议及 重大活动； 承办公文运转、信息、保密、机要、印签，负责文书、工 程、合同档案的整理、保管、利用以及综合性资料的管理工作; 负责治安保卫的管理工作； 负责水电、基建、绿化工作； 负责人事以及辅助协调其他部门的管理工作； 负责公司后勤服务、接待、环境绿化和办公用品管理； 负责完成上级行政职能部门和本级领导交办的工作事项。 上述职责内容几乎涵盖了办公室工作的方方面面， 但也只是大体 划定了办公室的主要工作职责范围。这些工作谁去做、何时完成、质 量标准是什么、谁负责检查考核等均不明确。针对此种状况，办公室 首先从岗位管理制度上变粗放式为精细化。 根据工作职能和流程，明 确界定岗位职责，形成具体的岗位工作规范，使每位工作人员都能够 全面了解岗位职责，熟悉本职业务，同时在工作中也便于对照执行， 确保优质周效地完成本职工作。 二、工作要求的转变 实行办公室工作的精细化管理，要实现工作要求由一般性强调到 量化、限时完成的转变。办公室随机性、突发性工作较多，对质量、 时效性要求很强。以前办公室在工作上对各岗位人员提出的只是一般 笼统性要求，只作泛泛的强调，安排和管理缺乏科学性。经常出现有 能力、能干好工作的同志日夜加班，能力差、什么工作都干不好的同 志靠上网、聊天打发时间的现象。这种情况不但会极大的挫伤上进心 强职工的工作积极性，还会助长某些职工的懒惰、不求上进等不良风 气。实行量化到人、限时完成就能很好地解决这一问题 变工作安排临时抓为按岗位明确规定到人 工作事前无计划临时抓的弊端很多，临时安排的任务不一定在 承办人岗位职责范围内，领导安排的任务又不好当面推脱，虽然表面 上接受了任务，但因为手头还有其他任务或是其他原因心里上很不情 愿，这样必然缺乏责任感，能拖则拖，逼到时限了马虎应付了事，质 量白然可想而知了。现在将办公室每个岗位职责精细化分解为一项项 具体工作，任务安排到人头，明确这就是其岗位工作，令其无法借口 推诿，从而提高工作质量、效率。同时这样也方便绩效考核，促进职 工增强工作责任感， （二） 变岗位工作模糊为精细量化到人 以前办公室在工作中，因岗位工作范围、内容模糊不明确，经常 会出现工作交叉的 三角地带”，致使工作推诿扯皮，得不到真正的落 实。通过制定并完善精细化岗位职责，分别向办公室主任、副主任、 秘书、司机、水电、治安等岗位人员下达了具体工作任务，明确了各 白工作标准规定、时间要求，办公室的每个人都明确白己的工作任务 是什么，何时该做什么，达到什么标准等。每个人通过日清日结工作 日志，制定出本周的工作计划，记录好每天工作的实施、完成情况及 存在的问题，对白己及办公室里的工作心中有数，提前做好准备，保 证了各项工作高效率高质量的完成。 （三） 变工作任务时限模糊为责任到人限时完成 随着科学的进步和时代发展的步伐，高效管理已步入了高速发展 的快车道。只有快捷、高效地做好办公室全面工作，才能不辱使命为 公司领导和各部门工作提供保证。办公室在制定本部门每月的目标任 务时均有明确的时限要求，从事每项工作的人也都清楚白己的工作时 限，完成时间只能提前，不得拖延。 （四）变推诿扯皮为高效优质完成 通过岗位职责和工作时限的精细化，办公室人员都非常清楚各 白岗位职责、任务，知道白己应做的工作不能无故把 皮球”踢给别人， 干不好就得白己承担责任。通过严格的精细化考核办法，使职工的岗 位意识和责任意识进一步得到增强，工作和白己相比有了较大的提 高，和同行相比有了明显的进步。 三、任务落实的转变 实行办公室工作的精细化管理，要完成任务落实由不定时督查到 定时绩效考核的转变。在以往的办公室