商务数据分析 网店数据分析及应用 如何七周成为数据分析师：Excel技巧之打造多级菜单.docVIP

如何七周成为数据分析师：Excel技巧之打造多级菜单 文章是关于如何利用Excel打造多级菜单的具体操作过程，又是一篇干货，希望大家能够有所收获。 今天我教大家打造出多级菜单。 Excel处理的时候总是会遇到各种各样的录入数据。而且数据被要求固定格式，比如产品的规格，公司部门等。 这时候有一份下拉菜单将会提供很大的便利。不过当你需要像曾经的作者君一样手动录入中国省市区三列数据时，你会发现下拉菜单然并卵，几百个数据像腹泻一样拉到死啊！ ok，下面简单举一个例子。 图示是一份简单的公司员工数据。我们可以看到部门基本只有市场、行政、财务、采购、技术五个。 先来个开胃小菜，简单设置个菜单。 移动到你要提供下拉菜单的单元格，在［数据］选项卡中有一个数据验证，经常被我们用来固定格式。选择［数据验证］ 把允许设置成［列表］，而源，就是给我们提供的下拉选项。 在源中我们需要的数据，用英文逗号隔开。Excel请多注意中英文符号差异，老外的软件就是这么蛋疼。 点击确定，接下来就是见证奇迹的时刻！ 我们会发现我们选择的单元格旁边会多出一个性感的倒三角，仿佛对我们呐喊：拉下我，拉下我。 然后就出现我们输入的数据了。如果你不小心输了一个中文逗号，你会想去死的。 接下来你是不是马不停蹄的在员工那里也输入了一大串中文，期待也有一个高级的下拉菜单呢？ 然后…… 再次不争气的哭了，这太长了啊，一点也不方便。 没错，当数据多到一定程度以后，单一的下拉菜单并不方便。那么有没有可能当我在菜单中选择市场部门以后，自动跳出来市场部门的员工呢？这样不是很方便输入了吗？这个需求是能做到的。 这就是今天的主题，多级菜单。 另外作者君再大发慈悲的告诉你一下，其实源数据也是可以选择区域的。 比如~ 两个效果是一样的，你真的不用打那么多字~ sorry~说晚了，其实作者君很善良。 我们简单看一下淘宝，理解多级菜单的概念。 上图就是最常见的树状多级菜单。 当我们选了衣服箱包，右边会自然的浮现出二级菜单。极大的方便了我们的选择。接下来我们在Excel上要实现的也是这样的功能。 骗你的，当然没那么高级啦。 呵呵嗒。 现在新建一个表，把部门和员工都归类放好，属于该部门的都放在该列下面。 为了使用多级菜单，我们必须告诉Excel，这个部门里到底有哪些员工，这样才能让二级菜单相应的显示我们需要的选项。 在［公式］中选择［定义名称］ 这是一个很强大的功能，我会在之后的几个技巧中再详细介绍。 新建一个名称，名称写市场，区域选择市场下的所有员工姓名。 可以简单的理解，现在市场这个数据，已经包含了王小天，右婷在内的所有市场员工。 市场＝王小天、右婷、李诗… 依次把其他名称也填写好。 接下来有请 ＝indirect() 函数，它代表引用单元格的值。 我们刚刚定义了市场＝王小天、右婷、李诗… 此时用indirect引用［市场］，就代表引用了王小天、右婷、李诗等。 又是见证奇迹的时刻了！ 继续数据验证，这次不再输入文本，也不再输入区域，而是输入市场，要带英文双引号。 当当当！此时显示的就是市场部门中的员工，而不是所有的员工，是不是一下子方便了很多？！ 不过这有一个问题，它引用的是市场员工，那么不论我前面的部门是市场还是行政，二级菜单显示的永远都是市场员工。 上图的行政，显示的也是市场。不要担心，我们只要调整一下就好了。 把indirect()里的引用，改成前面部门所在的单元格区域即可，此时前面是行政，下拉菜单显示的就是行政员工，前面是市场，那么就是市场员工。 真正做到了菜单的数据联动！ 想必霸道总裁大人不日就会对你说：很好的菜单，女人，你让我一下子记住了你。 如果一个公司有几十个部门，几百号员工，这将极大的方便员工输入信息。 哪怕遇到了省市区数据，也能轻松搞定！