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(管理制度)文件管理制度
红头文件
居尚·中国软装配饰机构文件
居尚·中国[2012]第001 号签发人:
关于文件管理制度(试行)布告
第一节 总则
第一条 公司文件,是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题,指导或
商洽工作的重要工具。
第二条 公司文件,实行统壹管理。文件的管理,要做到规范、准确、及
时、安全。行文单位,要克服官僚主义和文牍主义。
1. 各部门及各有关人员,对文件中涉及本公司应保密的事项,必须严守机密,
不可随便向他人泄露。
2. 文件保密等级分为:绝密、机密、秘密三种,其他为壹般文件。绝密、机
密文件打印壹定要用专用磁盘。绝密文件只能印壹份,由起草人送有阅文资格的
人员传阅,机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。保密文件由阅
文人妥善保管,详见《保密管理制度》。
第三条 文件机密等级,由发文单位的主管领导根据文件内容确定。
第四条 公司发文的程序为:拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)
打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
第五条 公司收文的处理程序为:收文、分文、传送、催办、立卷、归档、
销毁。
第六条 草拟文件应注意以下事项
1. 内容要符合公司制度。
2. 反映情况要客观,实事求是。
3. 文字要准确、精炼,条理清楚,层次分明,结构紧密,用语规范。
4. 人、地、名称、引文及时间要具体、准确。
第七条 各负责人阅、批文件应仔细认真,阅完后须签名且注明日期,不
得圈阅。需要签署具体意见的,要明确、具体。
第八条 公司所有发文,发文单位应有存档,且将文件原稿(经领导签字)
审核稿件连同正本二份存档。有领导指示的,仍应附批复件。
第九条 收文由行政人事部统壹负责。行政人事部收文后,应先做好归类、
登记,然后根据文件的内容,分送有关领导阅示。阅示完毕后,由行政人事部收
回归档。
第十条 所有文件发放,壹定要有登记、签收手续。
第十一条 公司发文,壹定要由行政人事部统壹编号
1. 以公司名义对外发文,壹律×××字(××年)××号;
2. 公司总经办文,用总经办字(××年)××号;
3. 财务部发文,用财字(××年)××号;
4. 工程部发文,用工字(××年)××号;
5. 技术部发文,用技字(××年)××号;
6. 营运部发文,用营字(××年)××号;
7. 人事行政部发文,用人行字(××年)××号;
第十二条 红头文件,只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪
要、任免等,其他文件壹般用公司信笺印发。
第二节 文件起草收发规定
第十三条 公司的文件由行政人事部起草,总经办审核,总经理审批签发;
公司各部门的文件由各部门负责起草,总经办审核,总经理签发。
第十四条 文件签发后,送行政人事部(签发的原件和电子版本件)统壹由
其排版、编号、打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印、盖章、上
传、下发、流转。
第十五条 文件和原稿,由行政人事部分类归档,保存备查。
第十六条 属于保密的文件,核稿人应该注明保密等级,且确定报送范围。
保密文件按保密规定,由专人印制、报送。
第十七条 文件统壹由行政人事部负责发送。送件人应将文件内容、报送日
期、部门、接件人等事项登记清楚,且向文件签发人方案报送结果。保密文件由
专人按核定的范围报送。
第十八条 外来的文件由行政人事部专人负责签收,且分类登记。由行政人
事总监提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,
不得积压迟误,属急件的,应于接件后即时报送。
第十九条 传阅文件由行政人事部专人负责收回,对领导指示的文件,行政人事
部及时组织传达和落实。
第三节 收文的管理
第二十条 文件的签收
1. 凡来公司公启文件
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