电池公司档案管理办法.docVIP

**电池有限公司档案管理办法 第一章 总则 一、目的 为规范管理公司各类档案，有效地保护以及合理利用档案，提高档案管理水平，为公司经营和发展提供服务，现结合本公司实际，制定本办法。 二、适用范围 本制度适用于湖州百成新型电池有限公司，湖州鑫远电池系统技术有限公司、湖州信成电动汽车有限公司及湖州达力自动化技术有限公司可参照执行。 三、基本原则 档案管理工作应遵循“统一领导，分级管理”的原则，维护公司档案的完整、准确、系统与安全。会计档案由财务部管理；人事档案除人事任命文件外，其他材料由人事部管理；技术类设备说明书等材料交由档案管理员扫描存档后，可交由部门管理，其他档案统一由行政人事部档案管理员保管。 四、档案管理员职责 1、热爱本职，忠于职守，工作细心，责任心强，严格遵守档案管理的各项规章制度，认真执行《档案管理办法》。 2、负责档案的接收、保管和提供利用等日常业务工作，认真及时地做好各部门归档文件资料的预立卷工作，并按照有关规定进行分类、编号、编写卷内目录。 3、档案的接收和借阅应及时做好登记。 4、以身作责，严守机密，同时督促档案移交人员及借阅人员做好保密工作。 4、档案室应有防潮湿、防高温、防火、防盗等设备，要定期检查档案的保管工作，检查的重点是保密情况和安全情况，发现问题要及时进行解决，以确保档案的安全。 五、归档内容和归档时间 1、归档内容 1.1凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表等文件材料均属归档范围，一定要收集齐全，按立卷原则分类整理、鉴定、立卷归档。（详见《企业文件材料归档范围及保管期限》） 1.2档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。 1.3负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。 2、归档时间 3.1行政管理、业务管理的文件材料，按年度一年归档一次，应在次年3月份前完成立卷归档。 3.2基建类的文件材料、图纸，应在工程项目竣工验收后归档。 3.3设备仪器类的文件材料、图纸，应在设备仪器开箱后归档。 3.4计划统计方面的各种报表及其他有关材料，由有关部门整理归档，保存一年，于次年3月份前移交综合档案室。 3.5特种载体的照片、录音、录像带、证书、奖杯等相关实物档案每年由各部门于次年3月份前移交档案室。 六、档案的收集 就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由行政人事部及公司下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。 七、立卷归档的要求 1、各部门文件档案管理的负责人在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交行政人事部档案管理员立卷归档。 2、移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。 3、归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。 4、 立卷时应编制好案卷目录，把文件的名称、日期等项目填写清楚，字迹清晰，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固。 5、立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。 6、文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。 7、各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。 12、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。 八、档案的借阅 1、 档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外部人员在经过公司领导批准情况下，可查阅档案。 2、如需借阅档案，必须填写档案借阅登记表。档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。 3、对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。 4、档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。 九、档案的保管 档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。 十、 附则 1、本制度由行政人事部起草。 2、本制度经总经理批准发布。 3、本制