公司文件管理制度 (2).pdfVIP

河北源泰文化传播有限公司文件 文件编号 OUR REF ：HBYT-13-D001 拟文日期 DATE ：2013-12-17 文件类别 CATEGORY ：制度规范 拟文人 FROM ： 黄翠萍 审核/ 日期VEREFED/DATE ：田杰 批准/ 日期APPROVED/DATE ： 张发志 收文人 TO ：源泰全体员工 收文部门 TO （DPT ）：SIS 抄送 CC ：// 附件ATTACHMENT ：附件文头格式说明 □传阅CIRCULAR □阅后存档FILIG □保密/期限 CONFIDENTIAL/TERM □其他OTHERS □页数NO.OF PAGES ：6 河北源泰文化传播有限公司文件管理制度 一、目的 1、规范源泰公司文件管理流程。 2 、明确公司、部门及地区不同文件层级的规则。 3、规范行文及编号规则。 二、名词解释 文件是指公司各机构在经营管理过程中形成的规范性文书。 三、适用范围 适用于河北源泰公司。 四、文件管理职责 建立河北源泰公司文件管理体系，负责贯彻执行、修订，并对公司文件进行管理。 五、文件层级 根据文件涉及范围不同，文件分为： 1、公司级文件：即源泰公司文件。 2 、部门级文件：即人力资源部文件、市场部文件、财务部文件等； 3、地区级文件：即**地区文件（如：保定地区文件）”； 4 、联合行文：即两个及以上单位联合文件。 5、每一层级文件一经发布，即产生效力。其内容不得与上一层级文件有原则性 抵触。 六、文件格式 根据文件内容不同，文件格式分为： 1、请示/ 申请类文件格式 2 、普通文件格式（非请示/ 申请类文件格式） 七、文件种类 根据文件内容不同，文件种类分为： 1、决定（代码A ）：一般是指传达上级决定的事项，起决定的事项。 2 、通知（代码Z ）：指通告事情的文字或口信。 3、通报(代码 B) ：指上级机关把有关情况以书面形式通告下级机关。 例如：通报批评。 4 、制度规范/管理流程（代码 D ）：指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。 - 1 - 5、请示/ 申请(代码 E) ：指向上级或有关部门申述理由，请求批准。 6、报告（代码 C ）：指向上级或群众就调查、观察的结果提出详细书面材料或 作口头叙述。 7、会议纪要(代码 G) ：纪录会议重点内容及需要跟踪解决的问题。 8、其他(代码 I ) ：例如策划案等活动相关文件。 八、行文规则 1. 公司级文件：源泰公司文件行文。 1.1. 适用范围：面向全体员工的重大战略、组织架构、干部任命、通用管理制 度、奖罚通报、总经理室决策内容的通报、其他重要通知等使用公司级文 件格式。涉及公司职能管理的文件可使用公司级文件格式。 1.2. 签字权人：公司级文件由总经理或其授权人批准签发。 1.3. 公司级文头格式：分普通类、请示类。（见附件 1、附件2 ） 2. 部门级文件：各部门级文件行职责范围内布署的文件 2.1. 签字权人：部门负责人或其授权人 2.2. 分部级文头格式：分普通类、请示类。（见附件 3 ――附件 8 ） 3. 地区级文件：各地区级文件行文。 3.1. 适用范围：涉及地区整体布署的文件。 3.2. 签字权人：地区负责人或其授权人。 3.3. 地区级文头格式：分普通类、请示类。（见附件 9、附件 10） 4. 联合文件行文 4.1. 适用范围：公司同级部门之间就同一问题需协作处理的，可协商一致后联 合行文。 4.2. 联合行文文件头中应列出联合行文部门，主办部门名称应排列在前。 4.3. 签字权人：部门第一负责人或其授权人；联合行文部门第一负责人或其授 权人共同批准签发。 4.4. 联合文头格式：普通类。（见附件 11） 九、文件处理程序及规范 1. 拟文 1.1. 拟文人是明确行文目的与要求，并具体起草文件的人。 1.2. 拟文人要遵循拟文三原则： 1.2.1. 简洁：力求简短、条理，倡导“一页纸文章”； 1.2.2. 明白：易懂、不晦涩； 1.2.3. 准确