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工 厂 行 政 管 理 会议管理工作流程 部门 总经理 行政部经理 行政部 与会人员 步骤 明确会议 明确会议时间、 会议 主题和 地点和与会人员 准备 拟定会议议程 布置会场 下发会议通知 会议 引领与会人员入座 签到 服务 提供会场服务 进行会议记录 会后 送客人离开会场 工作 审批 审核 整理会议记录 形成正式会议文件 下发给相关部门 并监督执行情况 办公会议管理制度 制度 受控状态 办公会议管理制度 名称 编 号 执行部门 监督部门 考证部门 第 1 章 会议管理制度 第 1 条 为了规范工厂的会议管理工作，减少不必要的会议，缩短会议时间，提高工厂会议效率，特制定本制度。 第 2 条 本制度适用于工厂召开的各种会议。 第 2 章 会议组织 第 3 条 工厂级会议，指工厂员工大会，全工厂技术人员及各种代表大会，应经总经理批准，由各相关部门负责组织召开， 工厂领导参加。 第 4 条 专业会议，指工厂性的技术、业务综合会，由工厂分管领导批准，主管业务部门负责组织。 第 5 条 各部门、支部、车间召开的工作会议，由各部门、支部、车间领导决定召开并负责组织。 第 6 条 班组会由各班组长决定并主持召开。 第 7 条 上级或外单位在工厂召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或工厂之间的业务会（如联营洽谈会、用户座谈 会等），一律由工厂统一安排，相关部门协助做好会务工作。 第 3 章 会议管理 第 8 条 会议准备。 1．明确参加人员。 （1）对会议所要实现的目标负有主要或直接责任的人。 （2）对会议中心议题有专门知识和经验的人。 （3）与会后行动直接相关的人。 （4）有能力或权力参与会议决议讨论的人。 （5）议论问题的会议人数一般不要超过 20 人。 （6）无关人员不参加。 2．选择开会地点。 （1）选择与会人员集中，且最近的地点召开会议。 （2）会场内外卫生、安静、通风、照明、室温有利于优化会议效果。 （3）坐位空间适宜。 （4）便于停车、进出、疏散。 3．安排会议时间。 （1）会前调查，保证与会人员能集中精力开会的时间段。 （2）与会的最关键人员的最佳开会时间。 （3）力求开短会，但又能确保效果最好。 （4）把握开会时机：时间性强的要提早开，留给与会者执行落实会议的时间；需要大家充分酝酿和研讨的，要事先发放讨论 内容及主题，以留足够时间让大家准备。 4．会议议程安排。议程由主办单位拟定，包括会议内容、讨论事项、达到目的、参加人员、时间、地点、大约时长及需要发 言的人员和内容、要求等。 （1）重点、重要议题安排在会议前一时间段。 （2）明确或控制会议中各议题的时长，不要失控或自流。 （3）控制议题数量，保证议而有决，能解决问题。 （4）保证与会者有备而来。 （5）注意引导、归纳、提升会议议题。 （6）需印发资料应提早发下去，让与会人员到会时已十分明确会议内容和自己的看法。 （7）连续 2～3 小时以上的会议应安排中间休息时间，一般为 10 分钟。 5．会场布置。包括会场空间安排、座位安排、条幅标语安排、音响、投影、照明、通风等。 （1）会场空间安排应便于进出、流动。 （2）座位安排要有利于主要与会人员能听清、看清、相互交流，便于记录、阅读。 （3）会议必需的设备应有质量保证，并事前检查演示过。 （4）会场一般应设“禁止抽烟” 、“请匆大声喧哗”等警示牌。 6．会议通知。 （1）通知的拟定和要素。参加人员名单、会期、开始时间、地点、需要准备的事项及要求。 （2）通知书写要求。文字明白、清楚，力求不发生误解，全面、周到，不要漏项。用电话或其他形式通知要写出通知底稿， 照稿通知。 （3）无记名参加的人员，对范围、对象、职务要通知清楚。 （4）重要会议为保证与会人员精力集中，可采用预先通知和正式通知两步骤进行。 （5）书面通知要注明经办联系人、电话号码、职务，并应有通知开会的单位和盖章，需准备发言或提供资料的具体要求。通 知一定要保证接到通知后留有准备时间。 （6）重要会议预先通知后，一定要跟踪准备情况，保证开会时各方面均准备到位。 （7）对会议关键或决定性人员要面对面或反复核实准备情况，征求对会议准备和开展的意见。 第 9 条 会中管理。 1．人员签到。 （1）会议组织部门应编制“参会人员签到表” ，参加会议人员在预先准备的签到簿上签名以示到会。 （2）会议签到完成后，工作人员应尽快统计出应到及实到人数，未到人员情况，然后交大会主持人。 2．会场服务。 （1）引导入座。 工作人员按事前安排的座位， 引导与会人员尽快就坐， 特别要注意主要领导人和主席台就座人员的座次位置。 （2）分发会议文件、材料。重要文件可发到个人或主要负责人手里，可事先认领签收，也可于会场提前认领签收。 （3）内外联系、传递信息。对大会进行中领导对外要办的事项