人事档案管理 制度.docxVIP

文件管理制度 第1页 共6页 归口部门：运营管理部 发布/实施日期:2013-8-12 修订状态/版次：A0 编制单位／人：运管部/高振宁 审核： 王 涛 批准：向 东 (第 PAGE 1 页 / 共 10 页) 第 PAGE 1 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 18 页 题目 人事档案管理制度 文件编号 起草人 审核人 批准人 批准日期 生效日期 版本 1目的 1.1为加强xx公司人事档案的规范管理，有效保护和利用人事档案，充分发挥档案作用，结合xx公司整体实际情况，特制订本制度。 1.2员工人事档案是记载员工个人经历、业务能力、工作表现、工作绩效等内容的文件材料，是全面考察了解和正确使用员工的重要依据。 2适用范围 适用于公司全体员工的档案管理工作。 3基本原则 3.1规范性。纸制档案要求全员建档率达到100%，一人一册统一编号，要求目录清楚、分类准确、排列合理、标题完整、字迹清楚。 3.2及时性。员工学历、学位、职称、职业资格、员工晋升、工资调整等资料的更新、变化时，应及时入档；企业员工也应及时向人事档案管理人员提供个人信息的变更，以便工作人员及时填充档案。并登记《人事档案接收登记台账》。 3.3同步性。按照格式建立标准化电子人事档案，如员工晋升、工资调整、调动等文字资料归档后，应同步更新至员工电子人事档案；每两年要求员工更新一次电子人事档案，人力资源部及时归档。 4权限划分 4.1公司人事档案由公司人力资源部统一管理。 4.2短期外派、借调人员人事档案由原单位人力资源部门管理。 4.3集团公司、股份公司领导兼任xx公司经营班子，档案由集团公司、股份公司统一管理，同时xx公司也应同步建立人事档案。 4.4xx公司员工人事档案由本单位人力资源管理部门指定专人负责管理；新增经营班子基本档案（含个人简历、电子人事档案、身份证复印件）须报股份公司人力资源部备份。 5归档要求 5.1人事档案材料书写不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。 5.2使用人事档案封皮，档案卷皮须书写档案人的姓名、入职时间等。 5.3新员工入职手续清单须有新员工本人确认签字。 5.4晋升、任命、晋级等文件需保存原件（如无法获取原件，须在复印件上加盖与原件相符的印章）。 5.5评优资料可存已盖章的复印件（与原件审核后，在复印上方注明与原件相符，并由档案管理人员签字）。 5.6归档资料要求做到真实、完整、齐全，不得缺损、顺序合理、叠放整齐，目录清晰。 5.7归档文件目录置于卷首，材料排列顺序与目录相符，理齐档案材料，材料条件好的应做到四边整齐，条件较差的，以左边和下边两边为齐。 5.8将形成的档案材料整理为案卷，装入员工档案盒或档案袋中，填写姓名、档案号。 6人事档案资料的建档、归档 6.1新进员工档案资料：个人简历、新疆xxxx有限公司应聘人员登记表（附面试、笔试等资料、应聘人员登记表贴照片）、报到通知单、新员工入职清单、与原单位解除劳动合同证明书、身份证、毕业证、学位证、职称证及职业资格证等各类证书复印件；新进员工入职培训资料；转正报告、转正期考核资料全部归档。 6.2员工档案资料分类：履历材料，自传及属于自传性质的材料，鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料，培训和专业技术情况的材料，政审材料，加入党团的材料，奖励材料，违犯处分等材料，任免、调动、晋升、工资待遇调整材料，其他可供组织参考有保存价值的材料等，详见附件1：《人事档案归档范围》。 6.3建立离职员工档案：内容包括（个人辞职报告、员工离职申请审批表、劳动合同、员工离职会签单、工作交接清单、离职面谈记录表、员工离职调查问卷、《解除或终止劳动关系证明书》原件）等资料，由人力资源部门进行装订保存，同时建立离职员工花名册，保存期为两年。涉及到劳动争议的档案，保存期限要到劳动争议处理结束。 7员工人事档案的转递 7.1员工工作调动及时转递档案：由调出单位填写《人事档案转递通知单》与调动手续一并及时转递至调入单位人力资源部门，调入单位收到员工档案及《人事档案转递通知单》后，调将签字、盖单后回执反馈至调出单位；转正的档案必须齐全，符合归档要求。 7.2离职员工转出档案：员工办理劳动关系解除或终止当日，须办理个人档案转出手续，其中公司签批的《新疆xxxx有限公司应聘人员登记表》作为公司留存档案，员工不得自行提取；转出档案资料主要为员工入职时提交的相关材料，对档案进行密封后转交至员工本人，由本人签署《提取个人档案证明》，并进行台帐登记。 7.3人事档案转递与转出要求：在办理调动员工或离职员工档案转递转出时，应在《人事档案转出登记台账》登记备注调动单位或离职提取。转移档案须按要求包装，密