公司档案管理详细制度.docx

公司档案管理详细制度 目的 为了加强和规范公司档案管理工作，保证档案完整安全，使文档资料更好地为公司的经营管理工作提供服务，特制定本制度。 适用范围 本制度适用于本公司的档案管理。 引用文件 《工业企业档案分类编号规则》 术语 4．1企业档案：指企业在各项管理工作、生产、科研及经营活动中直接形成的，具有保存价值的各种文件材料、图表、声像等不同形式的历史记录。 4．2全宗：即全部卷宗、全部档案，指独立机关（企业、事业）或著名人物在社会活动中直接形成的全部档案。 4．3档案分类：是根据档案的共同特点和差异点，将档案区分为不同类别的管理方法。 4．4组卷：是将拟归档的文件材料按其内容或形式的联系组成保管单位的整理过程。 4．5文书档案：是指在各项管理工作中，记述和反映政治活动、组织人事管理、行政事务活动的，具有保存价值的，按照归档制度集中保管，作为真实历史记录的文件材料（包括收发电文、通知、通报、总结、计划、请示、报告等）。 4．6科技档案：是公司在科研、生产技术、产品、基本建设等活动中形成的应归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、录音带、录像等文件材料。 4．7产品档案：是产品设计和生产中直接形成的记录。 4．8设备仪器档案：指公司生产、科研中所用的各种机械、动力等设备、试验测验等仪器的随机文件及设备仪器购置和安装、调试、使用、维修过程中所形成的文件材料（包括图样、技术文件材料、照片、录音、录像等）。 4．9会计档案：是指在经营管理过程中形成的会计凭证、会计帐薄、财务会计报表和会计软件等会计核算专业材料，是记录和反映经济业务往来的重要史料和凭证。 4．10实物档案：是指公司各项工作取得成绩，受到县（区）级以上奖励，获得的奖品、奖状、奖旗、奖杯、奖章、奖牌、证书等，以及由于服务和协作得到兄弟单位的馈赠品、锦旗、牌匾等。 职能职责 5.1管理部是公司档案管理工作的归口管理部组，设置综合档案室，并根据需要在制造工程部设置设备档案室，各档案室存档范围如下： 5.1.1综合档案室负责本公司全部档案的收集、整理、保管、统计和开发利用，维护档案材料的完整、准确。 5.1.2设备档案室负责本公司设备仪器类档案副本的保管、统计和利用，维护档案材料的完整、准确。 5.1.3公司财务部是公司财务档案的形成和责任部组，年度终了应当由财务部组按照归档要求，负责公司财务档案整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 5.2管理部职责 5.2.1负责公司档案管理制度、年度工作计划的制定，并组织实施。 5.2.2对公司内各部组档案工作进行监督、指导、检查考核。 5.2.3做好档案保密、保管工作，确保档案完整安全。 5.2.4接受上级档案管理部组的监督和指导。 5.3其他部组职责 5.3.1在管理部的统一管理下，负责本部组工作中和业务往来中形成的文件资料的收集、整理和归档工作。 5.3.2负责本部组归档文件的完整准确，按规定向管理部移交并办理好手续。 5.3.3公司各部组是产生实物档案的责任部组，负责实物档案归档前的保管并按规定时间向公司档案室移交。 5.3.4设备组是公司设备仪器的分管部组，是公司形成设备仪器档案材料的责任部组，设备仪器到货后，由设备组负责通知公司档案员参加设备仪器开箱验收并对随机文件清点、登记、整理、归档。 5.3.5档案室负责编制档案的各种目录、卡片、索引汇编等检索工具。 5.4管理部设兼职档案管理人员，在主管领导的指导下负责统一组织公司的档案管理工作，并贯彻实行统一领导、分级管理的原则。制造部及技术质量部设置专职档案人员。其他各部组可视情况设立专、兼职档案人员，负责本部组所有档案资料的收集、整理、保管、统计、按规定时间向各所属档案室移交档案。 5.4.1档案管理员的职责： a）宣传、贯彻党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，认真执行档案管理的具体规定，努力实现档案管理的标准化、规范化和科学化。 b）密切与兼职档案人员联系，共同搞好档案材料的收集、积累、整理、立卷、归档工作。 c）对各单位移交的档案材料，要按照归档要求进行认真审查。做好档案的分类、编目、登记、保管、统计、鉴定和安全保密工作。 d）积极开发档案信息，努力参加编研工作，负责编制检索工具、参考资料，承办借阅事宜。 e）严格遵守和执行档案工作的规章制度，遵守劳动纪律，积极提出合理化建议，维护档案的安全，与违反《档案法》的行为作斗争。 f）主动接受上级部组的业务监督和指导。 5.4.2兼职档案员的职责 a）认真学习《档案法》及档案管理的有关政策、法规，熟悉所管类别档案业务知识，配合档案室做好本部组档案的管理工作。 b）负责做好本部组文件材料的收集、积累、保管和整理归档工作，保证归档材料的完整、准确、系统。 c）注意所保管文件材料的安全和保密，防止丢失和泄密。 d）