sp-qp-033记录控制程序.docx

公司LOGO XXXX气车零部件有限公司 文件 级别 文件编号 XX-XX-XX 版本 A0 文件名称 记录控制程序 L2 页 数 1 of 4 权责部门 文控中心 批准/日期 审核/日期 编制/日期 文件修订履历 版本 修订内容 修订章节 修订人 修订日期 A0 公司导入 ￡09001:2015IATF16949:2016 ，新制订发行 / 公司LOGO XXXX气车零部件有限公司 文件 级别 文件编号 XX-XX-XX 版本 A0 文件名称 记录控制程序 L2 页 数 2 of 4 权责部门 文控中心 1、 目的 提供有效与可追溯为确保记录能得到有效识别与保存以证明管理体系的有效运作以及满足法律法规和客户要求, 的证据，特制定本程序。 提供有效与可追溯 2、 适用范围： 适用于公司管理体系有关的各项记录，包括来自客户及供应商的记录资料。 3、 定义： 3.1记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件及其它可形成文件的信息。 4、 相关参考文件： 4.1《文件控制程序》 4.2《保密管理办法》 5、权责定义： 5.1文控中心：负责各种质量记录表格（原稿）的管理。 5.2各部门 5.2.1各部门人员及时填写有关质量记录，对记录的真实性、完整性负责。 5.2.2各部门对本部门的记录的收集、归档和保管工作负责。 5.3 行政部：负责电脑资讯管理，保证其它与管理体系有关的可形成文件的信息存储与安全 6、相关作业内容：（见下页） 公司LOGO XXXX气车零部件有限公司 文件 级别 文件编号 XX-XX-XX 版本 A0 文件名称 记录控制程序 L2 页 数 3 of 4 权责部门 文控中心 序号 作业流程图 权责部门/人 作业要求 相关文件表单 6.1 f 1 记录运行 产生 W 、NG OK 1 各部门 根据质量管理体系文件的要求 ，在体系实施运行运行 的过程中必须建立相应的记录 ，在建立记录时应尊守 以下要求； 字迹应清晰可辩且保持清洁 不可使用铅笔书写记录内容应真实，可追溯； 记录应填写完整，不可漏填，对无需填写之空之空白栏 位上划上/表示;签名日期按照年月日之顺序 / 6.2 1 审核 1 各部门 5.2记录应按照表单设计的要求权限由相关人员进行 审核或批准，审核时应注意； 确认记录内容是否正确 ，真实填写是否完整，规范， 不符合则给于指导修正或重写 ； 确认记录内容确有错误，需在修改位置划“ /”并修 改人本人签名确认，若记录事先得到批准，则修改之 后的记录需要重新得到批准。 / 6.3 记录归 日类 各部门 5.3各部门对建立的记录应收集和整理归档 ；可参考如 下方法；a依记录开成的日期编序入档 ；b依记录性质类 别编序入档；c依产品型号编序号入档 依表格编号编 序入档；其它形式编序入档编序入档之记录需归类并 注明档案名称 / 1 6.4 保存期限 艮确定 文控中心/各 部门 5.4文控中心依照记录的重要性，对每一种记录制定其 保存期限，并建立【记录清单明细表】 ，各部门必须要 保存期限内保存好相关记录 ，若有客户或法规要求的 时，则按其要求的保存期限执行. 记录清单明 细表 6.5 1 记录 f 土存档 文控中心/各 部门 5.5.1各部门需指定专人以资料夹，资料柜或纸箱进行 保存；并以【存档记录封面】在外面做相应的标识 ； 5.5.2 记录需要保存在无腐蚀，清洁，干燥，防火，防盗 的适宜环境，防止损环变质和去失. 存档记录封 面 6.6 1 F 各部门 5.6跨部门查阅记录时需经过部门主管同意 ，合同有要 求时，客户查阅与其产品有关的记录需由管代批准 ，记 录查询后应保存记录的完整 ，不得转借，涂改，抽换，损 坏或丢失. / 查阅追溯 6.7 3 记录 r 、 销毁 管理者代表 5.7对保存到期的记录，由部门提交【记录销毁申请表】 经管代审批后进行销毁作业，据记录的重要性确定销 毁方式，对涉及技术机密或商业机密的记录 ，须用碎纸 机或烧掉方式进行，普通记录若当回收纸利用时，应在 记录的正面打 X或盖作废章 作废过期电子档在服务器中删除由行政部专业资讯人 员操作，具体按照《保密管理办法》执行 . 记录销毁申 请表  公司LOGO XXXX气车零部件有限公司 文件 级别 文件编号 XX-XX-XX 版本 A0 文件名称 记录控制程序 L2 页 数 4 of 4 权责部门 文控中心 7?附加说明 7.1 表格可依其使用量需求采用自行打印，复印或外印 ，表格次外印前申请部门需要找文控中心核对原稿是否 正确,各部门不准私自修改受控表格的格式和内容 7.2记录保存年限的特别规定： 所有内部审核记录，客户审核记录，认证审核记录，至少保存3年 生产件批准及修改记录的保存期限为该零件停产后再加一个日历年 ；其它若有客户要