媒体接待流程-商务接待流程.pdfVIP

媒体接待流程： 媒体接待流程： Ø Ø Interview 2 邀请、确认邀请的媒体；重要的媒体 （参加 Interview 的媒体）需确认 2 遍， 邀请、确认邀请的媒体；重要的媒体 （参加 的媒体）需确认 遍， Brief  并适时对媒体进行必要的 Brief 和良好的沟通，为此后的报道做好准备。同 并适时对媒体进行必要的 和良好的沟通，为此后的报道做好准备。同 时向财务部门申请相应的媒体的车马费用 时向财务部门申请相应的媒体的车马费用 Ø Ø 2-3 会前要提前 2-3 天勘察现场，具体包括： 会前要提前 天勘察现场，具体包括： ü ü 确认会议厅的大小、位置、桌椅摆放 确认会议厅的大小、位置、桌椅摆放 ü ü VIP  确认 VIP 休息室的具体位置（亲自体验会议厅之间的往来时间） 确认 休息室的具体位置（亲自体验会议厅之间的往来时间） ü ü 确认媒体接待处的 （正确的）具体位置，包括具体的细节问题：台花、 确认媒体接待处的 （正确的）具体位置，包括具体的细节问题：台花、 银盘、台布等 银盘、台布等 ü ü Vendor  与做会展的 Vendor 做好会前沟通：了解其具体的布展时间、形式、联 与做会展的 做好会前沟通：了解其具体的布展时间、形式、联 系人等。 系人等。 注意：如果媒体只是参会的一部分人员的话，请事先划分出媒体区域；并设 注意：如果媒体只是参会的一部分人员的话，请事先划分出媒体区域；并设 较为明显的指示牌指示路径。 较为明显的指示牌指示路径。 Ø Ø Media Kits 组织有关人员准备 Media Kits，同时准备媒体签到时所需用品：签到笔、签 组织有关人员准备 ，同时准备媒体签到时所需用品：签到笔、签 到簿、人员名片 到簿、人员名片 Ø Ø 1-2 会议当天应提前 1-2 小时到达现场，再次确认接待处所需物品并最后完善 会议当天应提前 小时到达现场，再次确认接待处所需物品并最后完善 Media Kits  Media Kits ，做好准备工作。 ，做好准备工作。 VIP VIP 注意：此时还应该接待好提前到场的客户 VIP，安排好休息室，看管好 VIP 注意：此时还应该接待好提前到场的客户 ，安排好休息室，看管好 的衣物及手提物品 的衣物及手提物品 Ø Ø 签到时 （特别是媒体到达的高峰时段），不要慌乱，要做到有序、清晰；特 签到时 （特别是媒体到达的高峰时段），不要慌乱，要做到有序、清晰；特 别是有财务部门的人员跟随的时候，一定要保持冷静，不要慌乱。平面媒体 别是有财务部门的人员跟随的时候，一定要保持冷静，不要慌乱。平面媒体 和电视媒体应分开由指定人员接待 和电视媒体应分开由指定人员接待 签到后的媒体记者应发给相应的资料带，提醒座位要尽量靠前座。如果时间允许 签到后的媒体记者应发给相应的资料带，提醒座位要尽量靠前座。如果时间允许 的话，要进行必要的寒暄 的话，要进行必要的寒暄 Ø Ø