建设集团记录管理制度.pdfVIP

记录管理制度 1. 目的 对公司管理体系记录进行有效控制，客观、真实、准确地反映体系 运行的有效性，用来证明符合综合管理标准的要求。 2. 范围 适用于公司的综合管理体系运行记录的控制。 3. 相关文件 3.1 《文件控制管理程序》 4. 定义 5. 职责 5.1 责任领导 本制度的责任领导为总工程师， 其职责为： 负责本制度实施的监督指 导。 5.2 责任部门 本制度的责任部门是办公室， 其职责为：负责本制度实施的监督检查， 负责建立公司质量 / 环境/ 职业健康安全记录总清单，实施动态管理。 5.3 相关部门 本制度的相关部门是公司各职能部门， 其职责为： 建立本部门综合管 理记录清单，本部门工作记录清单，实施动态管理；负责本部门记录 的编制、 标识 、贮存 、保管。 5.4 执行层 本制度的执行层是项目部， 其职责为：建立本项目综合管理记录清单， 本项目各相关工作记录清单， 实施动态管理；负责本部门记录的编制、 标识 、贮存 、保管。 6. 工作程序 6.1 记录的分类和范围 记录分为三类： 环境因素识别评价记录； 危险源识别和重大危险源评价记录； 法律法 规获取识别记录；目标、指标记录；环境 / 职业健康安全管理方案记 录；培训记录； 产品实现记录； 与产品有关要求记录； 采购控制记录； 过程确认记录；监视和测量设备控制记录；不合格品控制记录；分部 分项工程验收记录；内外信息交流、协商产生的各种记录；文件控制 记录；运行控制所需的各种记录；应急准备与响应记录；监视测量记 录；事故事件调查处理记录；不符合纠正和预防措施记录；记录管理 的记录；内审、管理评审记录等。 6.2 记录的媒介形式 记录的媒介形式为纸上表格和文字的形式， 也可用其他形式， 如采用 磁带 、磁盘 、照片 、胶片等。 6.2 记录的标识与编目 6.2.1 为便于记录的检索和管理，每一种记录应有唯一的编号。 6.2.1.1 对于与管理体系运行有关的记录，其编号格式为： MD/JL— XXX—XX 记录顺序号 综合管理标准号 “记录”拼音缩写 明大公司代号 同时为满足记录标识唯一性原则， 记录上还应注明： 记录 编制部门 、编制日期 、发生同类记录的次数及本记录总页数和当前页 号（发生同类记录的次数编号在记录表格 NO：处填写）。 6.2.1.2 对于上级规定的建筑工程施工技术资料有关的记录，仍沿用 原统一表式编号。 6.2.2 编目 记录保管部门应将记录分类保存，进行编目，以便存取和检索。 6.4 记录填写 记录应做到保持清晰 、数据真实，并按要求正确填写，且不应涂改， 文字表达准确 、简练 、 内容要完整，签证手续要齐全。 6.5 记录的收集 、贮存、 保护 、保存期限 、移交和归档的控制。 6.5.1 综合管理体系运行有关的记录，由相应部门保存，保存期限为 三年。 6.5.2 工程竣工后，由项目部编制竣工技术资料，交工程部审核后， 移交使用单位。 , 由公司工程部负责归档。 竣工技术资料应长期保存。 6.5.3 对于记录的保护，项目部应做到装袋或装盒，防污 、防潮 、防 火；档案保管应满足档案管理的环境条件，利于检索和贮存，并注意 做好防火 、防盗 、防虫蛀鼠咬 、 防潮等工作。 6.5.4 采用其他媒介形式的记录，也应有相应的储存条件，如软盘应 注意防潮 、防压 、防光 、防磁，以避免储存内容