档案资料管理体系[汇编].docxVIP

文档收拾 | 学习参阅 collection of questions and answers 20XX 一、总则 1、为规范公司内业技能材料处理、搜集、收拾作业，完好、体系地保存和科学地处理建造过程中构成的文件材料，依据国家及安徽省相关规范、规范，制定本处理准则。 2、需求归档保存的文件材料是指勐腊海诚工程部在工程建造开发期间构成的具有保存价值的各种方式的记载。 3、文件材料的搜集、收拾、处理、贮存、传递和使用等作业，由工程部内业技能处理工程师及其助理担任履行和施行，工程部司理担任监督和辅导。 4、文件材料应随工程的发展进行，确保实在、精确、具有时效性，并经相关担任人审阅签字，及时存入计算机中，归入整个建造项目处理体系中。 二、文件材料搜集规模 1、整个建造项目从筹建到竣工查验期间构成的具有保存价值的文件，包含立项、可研陈述、评价、方案、会议纪要、勘测、规划、施工、竣工等作业活动中构成的文字材料、图纸、图表、声像等方式和载体的文件材料。 2、文件材料来历： 、集团公司各部分发文、批文； 、子公司各部分发文； 、政府部分发文、批文； 、工程部内部构成的文件材料； 、与工程部相关单位联络的各种文件材料； 、工程部履行、处理的外来文件材料； 、其它。 三、工程部在项目内业技能材料处理中的责任 1、在工程投标及与勘测、规划、施工、监理等单位签订协议、合一同，应对工程文件的套数、费用、质量、移送时刻等提出明确要求。 2、搜集和收拾工程预备阶段、竣工查验阶段构成的文件，并应进行立卷归档。 3、担任安排、监督和查看勘测、规划、施工、监理等单位的工程文件的构成、堆集和立卷归档作业。 4、搜集和汇总勘测、规划、施工、监理等单位的立卷归档的工程档案。 5、在安排工程竣工查验前，应提请当地的城建档案处理机构对工程档案进行预查验；未获得工程档案查验认可文件，不得安排工程竣工查验。 6、工程竣工查验后3个月内，向当地城建档案馆移送一套符合规定的工程档案。 四、文件材料分类及内容 依据工程部实践情况，对需求归档保存的文件材料可分为以下两类： 、文书类材料：集团公司各部分、子公司各部分、政府部分的日常事务性的发文和批文，以及工程部签发的日常事务性发文和批文。详细分类和内容见附表1。 、技能类材料：工程部(建造)、勘测、规划、施工、监理及质量站、材料查验等单位在工程建造开发期间构成的技能类文件材料。 技能类文件材料可划分为：基建文件、监理文件、施工文件、竣工图四部分。详细分类和内容见附表2。 五、文件材料处理要求 1、文件材料要到达完好、精确、体系、安全和有用使用的要求，并对其搜集、收拾、保管、计算和供给使用，逐渐做到规范化处理，可以反映项目建造与处理活动的全过程，原则上归档文件为原件。 2、文件材料内容有必要实在、精确，与工程实践相符。笔迹清楚、图样明晰、图表整齐，签字盖章手续齐备。 3、文字材料幅面尺度标准为A4幅面(297mm×210mm)。图纸一致折叠成A4幅面，内折外翻图标。卷内目录和檀卷封面栏目均应逐项填写清楚，立卷要遵从文件材料的构成规则，坚持檀卷内文件材料的体系联络，时刻次序编列，一个工程要在一同立卷，假如材料多(每卷一般不超越4cm)，可立数卷。 4、内业处理人员应确保经办文件的体系完好(文件中的各种附件一概禁绝抽存)。 内业处理人员应及时将处理结束或经领导批存的文件材料，搜集完全，加以收拾、归档保存。 5、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应完全完好。 竣工查验归档文件套数规定为三套，一套由工程部保管、一套(原件)移送当地城建档案馆、一套由集团公司保管。 6、在归档的文件资猜中，应将每份文件的正文与附件、正稿与印件（或传真件）、请示与批复、多种文字构成的同一文件，别离寄存在一同，不得分隔。不同年度的文件一般不得放在一同立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷。 六、文件材料借阅、毁掉 1、树立查阅、借阅挂号准则，公司人员调档查阅，有必要由内业处理人员一致进行挂号。外单位人员查阅文档，有必要经部分司理同意。 2、需借阅文件的人员，应填写“文件借阅单”，并经部分司理同意，借阅者应在7天内偿还，逾期不还由内业处理员收回，原件原则上不得外借，以防止丢掉或损坏。 3、文件报废时，由部分业界技能处理人员宣布文件报废告诉至收文单位/部分，并将已发放文件悉数收回报废。 4、为防止的文件积压，业界技能处理人员需求定时整理文件材料，将过期或无保存价值的文件进行除掉和毁掉。 七、相关支撑表格、图表 序号 表格、图表称号 序号 表格、图表称号 1 工程部内业技能材料处理结构图 11 卷内目录 2 技能类材料处理结构图 12 文件借阅挂号表 3 技能类材料分类及内容 13 文件毁掉申请单 4 文书类材料分类及内容 14