第九章档案检索悦利用与编研.ppt

档案利用者对档案信息需求的含义 档案利用者对档案信息需求就是档案利用者对档案信息内容、数量、质量和形式的需要和具体要求。 档案信息需求的类型 1.按利用者所需档案信息的内容、性质不同，档案信息对利用者所起的作用也不同，利用者的档案信息需求可分为查证性需求、资料性需求和情报性需求。 2.按利用者所需档案信息的目的不同，利用者的档案信息需求可划分为现实需求、学术需求和文化需求。 3.按利用者需求对档案信息的依赖程度，利用者的档案信息需求可划分为硬性需求和弹性需求。 4.按利用者所需档案信息的隐显程度不同，利用者的档案信息需求可分为实际的需求、认识到的需求和表达出的需求。 5.按利用者所需档案信息持续时间的长短不同，利用者的档案信息需求可划分为长期需求、短期需求和瞬时需求。 档案利用者对档案材料利用的形式 1．以档案原件的形式提供利用 2．以档案复制品（件）的形式提供利用 3．以综合档案内容编写书面材料的形式提供利用 档案利用者对档案信息利用的方式 1．阅览室阅览 2．外借 3．制发复制本 4．档案展览 5．制发档案证明 6．档案咨询 开放档案含义 开放档案，就是将一般可以公开的和保密期满的档案解除“封闭”，向社会开放，只要履行一定的手续即可通过一定方式进行利用。 档案检索的概念 档案检索是对档案信息进行系统存贮和根据需要进行查找的工作。它具有狭义和广义两种含义。狭义的档案检索只限于查找所需档案信息的具体过程。广义的档案检索工作包括档案存贮和档案查找两个具体过程。 检索语言也称为标引语言，是在文献标引和检索过程中所使用的一种人工语言，它是根据检索的需要而创立的一种专门语言。检索语言是档案标引和检索的工具，是将档案主题概念转换为检索标识的依据。 检索语言概况 档案检索语言的作用 （一）对文献内容及某些外表特征给予准确标引。 （二）能集中和揭示内容相同及相关的文献信息。 （三）对大量文献信息加以系统化或组织化。 （四）沟通信息存贮和检出的两个过程。 档案检索语言的分类 １．分类语言：其特点是以字母、数字等分类号来表达各种概念，将各种概念按学科性质进行分类和系统排列。 ２．主题词语言 ：其特点是直接以代表文献内容特征和科学概念作为检索标识,并按其外部形式(字顺)组织起来的一种检索语言。 ３．代码语言：其特点是就事物某一方面特征，用某种代码系统来加以标引和排列。 档案检索语言的特性 １．单义性 ２．简洁性 ３．规范性 ４．专门性 档案著录与标引的含义 档案著录是档案馆（室）编制检索工具时对档案的内容和外部特征进行分析、选择和记录的过程。 档案标引是对文件或案卷进行主题分析，把自然语言转换成规范化检索语言的过程，即对主题分析的结果给予检索标识的过程。 档案著录与标引的作用 著录与标引是建立档案检索系统的基础和前提。档案经过著录标引才能形成条目和组织检索工具，把具有检索意义的档案信息存贮起来，为建立档案检索系统奠定基础。其次，任何检索工具要有效地发挥存贮和查找功能，都必须依赖于著录项目的完备和标引的准确与深度。档案著录标引的质量对档案检索工具的质量和效率有着决定性影响。 档案著录规则主要内容 1．著录项目 2．标识符号 3．著录格式 4．著录级别 5．著录用文字和著录信息来源 1、主题分析 2、概念转换 3、标引结果审核 标引档案的步骤 档案检索工具是记录、报道、查找档案材料的工具。记录是指登录档案的外形和内容特征。报道是指介绍本馆（室）保存有什么样的档案材料能供利用者选择和使用。查找是指根据著录项目提供的检索途径，把利用者所需的档案材料迅速、准确地提供出来。 档案检索工具含义 档案检索工具的种类 1、按编制方法分为目录、索引、指南 2、按载体形式分为卡片式检索工具、书本式检索工具、缩微式检索工具、机读式检索工具 3、按功能分为馆藏性检索工具、查找性检索工具、报道性检索工具、 归档文件目录 归档文件目录是以件为单位，系统登录归档文件的题名及其他特征并固定其排列顺序的检索工具。归档文件目录登录的内容一般包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。 案卷目录 案卷目录是在档案实体整理过程中，对案卷进行排列与编号以后，将案卷号、案卷题名及其他特征进行系统登记的检索工具。其中，案卷目录表是案卷目录的主体，案卷目录表的基本项目包括：案卷号、案卷标题、案卷起止日期、页数、保管期限和备注等。 全引目录 全引目录也称“卷内文件目录汇编（集）”，它是将全宗或全宗内的某一部分案卷目录和卷内文件目录合二而一，汇编而成