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环宇电脑培训中心授课教案 EXCEL第十一节：数据一 【 操作提示及技巧 】 1、 建立数据清单的准则 a） 一个数据清单最好单独占据一个工作表。如果要在一个表中存放多个数据清单，则各个数据清单 之间要有空白行和空白列分隔 b） 避免在数据清单中放置空白行和空白列 c） 数据清单中的每一列作为一个字段，存放相同类型的数据 d） 数据清单中的每一行作为一个记录，存放相关的一组数据 e） 不要使用空白行将列标志和每一行数据分开 2、 记录单： a） 输入记录：单击已有数据清单中的任意一个单元格t 数据”菜单/记录单t新建t在对应文本 框中输入数字 b） 修改或删除记录：选择数据清单中的任意一个单元格t“数据”菜单 /记录单t 单击上一条” 与“下一条”按钮来查找或修改记录。 C）删除记录：选择数据清单中的任意一个单元格t 数据”菜单/记录单t 选定要删除记录t单击 “删除” 3、 排序： a） 快速排序步骤：单击数据清单中排序依据的字段t单击“常用”工具栏中的“升序”或“降序” T便可实现按递增方式可递减方式对数据进行排序 b） 多重数据排序：选定要排序的数据区域t 单击“数据”菜单中的“排序” t指定排序的关键字 字段T主要关键字、次要关键字和第三关键字T单击“递增”或“递减”选项，确定排序的方式 T确定 4、 筛选： a） 筛选是针对简单条件进行的筛选，使用自动筛选能够迅速地处理大型清单。 b） 自动筛选：进行筛选的数据清单中选择任意一个单元格t “数据” / “筛选” / “自动筛选” t在 该对话框上面的两下拉列表设置第一个条件与第二个条件T确定 C）高级筛选：选定数据清单以外的工作表中的某个空白单元格区域T输入筛选条件 （该区域至少为两行， 一行为字段名，一行为相应的条件值） T在数据清单中选中一个单兀格T “数据”菜单/ 筛选” T弹出“高 级筛选” T “方式”选择筛选结果所在位置T 在“数据区域”框中指定要筛选的数据区域T “条 件区域”框中指定含筛选条件区域T单击确定 5、 分类汇总： a） 创建分类汇总步骤： 对需要分类汇总的字段进行排序T选定数据清单中的任一单元格T单击“数据”菜单，选择“分 类汇总弹出对话框T “分类字段”选择所需字段作为分类汇总的依据T在 择要统计的函数T “选定汇总项”选中需要对其汇总计算的字段前面的复选框T b) 清除分类汇总步骤： 汇总方式”选单击确定选择汇总的显示结果7“数据” / “分类汇总” T单击“全部删除 汇总方式”选 单击确定