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管理规范系列 | Specification Template 编号：SMP-WJ01-15 页码PAGE 置业有限公司档案管理规定正式版 置业有限公司档案管理规定正式版 Different positions have their own specific rules of doing things, in order to make the work achieve the expected goal according to the plan and requirements. 置业有限公司档案管理规定正式版 下载提示：此管理规范资料适用于团体或社会组织中，需共同遵守的办事规程或行动准则并要求其成员共同遵守，不同的行业不同的部门不同的岗位都有其具体的做事规则，目的是使各项工作按计划按要求达到预计目标。文档可以直接使用，也可根据实际需要修订后使用。 　　置业有限公司档案管理规定　　1.0 目的　　为规范、指导公司档案管理工作，制定本规定。　　2.0 范围　　本指导书适用于公司档案管理工作。　　3.0 术语　　档案：本规定所提及档案是指公司在管理、开发、销售、招商、招租、后勤服务、上级来文等各种介质的文字材料及音像、电子文件。　　4.0 职责　　4.1 办公室　　4.1.1 档案室在办公室的领导下对公司各种门类、各种载体的档案实行集中统一管理，对各部门的档案工作进行监督和指导。　　4.1.2 担负本公司各种门类、各种载体档案的收集、整理、保管和利用工作。　　4.1.3 对有关部门的档案人员进行业务培训。　　4.1.4 负责本公司档案工作的统筹规划，制定和修订统一的档案工作规章制度，并组织实施。　　4.1.5 负责本公司图书资料的管理、利用工作。　　4.1.6 完成领导交办的其他档案工作任务。　　4.1.7 负责对各部门的档案工作进行监督和指导。　　4.2 各中心/部门负责人　　负责指导本部门相关人员根据本规定督导员工向档案室送交应归档文件。　　5.0 内容　　5.1 档案管理　　5.1.1 公司在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，都应及时归档，由档案室统一整理，任何部门和个人不得据为己有。　　5.1.2 归档的文件材料要齐全完整，包括管理、开发、销售、招商、招租、后勤服务、上级来文等各种材料及音像、电子文件。　　5.1.3 归档的文件材料应保持自然联系，区分不同价值，结合行文机关、问题、时间、名称等特点进行分类，做到文件排列有序，层次分明，能正确反映本公司活动的基本面貌。　　5.1.4 档案盒封面填写清楚、书写正规，标题要简明扼要，保管期限划分准确，文件装订整齐、美观、牢固，档案盒排列有序，编制归档文件目录一式二份。　　5.1.5 定期检查、清点档案保存情况，确保档案完好无损。　　5.1.6 对档案资料进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记，经总经理核准后由二人监销，并在清单上签字。　　5.1.7 编制必要的档案目录和检索工具，将目录录入电脑,做到每个员工一个档案，每个客户一个档案，每个单位一个档案，充分细化，做好利用工作，积极为本公司的各项工作搞好服务。　　5.2 档案借阅　　5.2.1 公司工作人员因工作需要查阅档案，需说明情况，办理登记手续，经本部门、办公室负责人签字，分管副总或总经理审批方可调档查阅。　　5.2.2 借阅者利用档案不得超出工作范围，否则，档案室有权拒绝提供。　　5.2.3 借出档案一般只提供复印件，特殊情况需原件者，根据文件重要程度、分级报有关领导批准，办理借阅手续，方可借出。借阅期限一般不超过3 天，以免丢失。　　5.2.4 借阅者必须爱护档案，不得私自转借、复制、涂改、污损、划线等，更不能随便乱放。严禁泄密。如有违反，严厉追究当事人的责任。　　5.2.5 外单位人员查阅档案，必须持单位介绍信，并写明查阅者身份、利用目的、要求和范围，经公司总经理批准后才能查阅。未经领导批准，不得复印和拍照。　　5.3 文件材料(资料)归档　　5.3.1 归档范围　　凡是公司在管理、宣传、开发、销售、招商、招租等项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、帐簿、凭证、报表、声像、电子文件、图书、技术资料、证书等材料均应归档，由档案室统一管理(总经理特批由部门自行管理的除外)。　　5.3.2 归档时间　　5.3.2.1 各部门上报需总经理、副总经理审批的材料，由专职秘书登记后转交档案室整理归档。　　5.3.3.2 用印、传真材料，由专职人员登记后转交档案室整理归档。　　5.3.3.3 销售、招商、招租等经营活动中办理完毕的材料，由有关部门随时转交档案室