第四章办公室日常事务管理.ppt

第六节 开具各种信函 介绍信 （ 1 ）书信式介绍信 ××公司负责同志 : 今介绍我所副研究员何涛、高级工程师陈锦 二位同志前往贵公司洽谈有关合作的具体事宜， 请予接待。 此致 敬礼 ! ××实用技术研究所 （盖公章） ×年×月×日 63 第六节 开具各种信函 附注 64 第三节 来客接待工作 ? 5. 坚持上下区分、内外有别 接待上级单位 陪同中秘书不主谈， 不问不谈 不可在本单位领导面 前向上级领导评价本 单位工作 特殊情况需要汇报的， 秘书负责最初接待和 要实事求是，听取指 会晤服务，是否陪同 示时要认真记录。 则由单位领导决定 31 第三节 来客接待工作 ? 5. 坚持上下区分、内外有别 接待平级单位 接待热情， 注意联络感情 对方是领导应由领导 接待，领导不在可由 秘书接待 秘书不擅自做主，明 确表示要汇报给领导 才能决定 32 第三节 来客接待工作 ? 5. 坚持上下区分、内外有别 接待下级单位 一般情况应主要由秘 书接待、接谈 工作属其他职能部门 的做好介绍转办工作 职权范围内的问题要 尽量解决，难以解决 的要请示领导 对不清楚的问题不擅 自作答 33 第三节 来客接待工作 ? 5. 坚持上下区分、内外有别 接待新闻媒体 要热情配合，为其提 供方便 一般情况都是由秘书 部门主要做接待工作 没有把握的问题不擅 自主张决定 34 第三节 来客接待工作 ? 5. 坚持上下区分、内外有别 ? 内外有别：在礼仪和接待原则上，区别对待 外国友人和本国人。 按国家或地方单位的 统一规定办理接待 遵守重礼仪、讲实效 的原则 平等对待来宾，尊重 是互相的，随俗也是 互相的 尤其要遵守保密原则 35 第四节 信访工作 ? 对 政府 ： 信访工作是联系 群众、解决基层问题的重 要手段。 ? 对 企业 ： 没有信访，也有 提意见建议的，一般归接 待工作处理。 36 第四节 信访工作 ? 怎样接待上访人员？ 耐心疏导 热情友善 高度负责 坚持原则 37 第四节 信访工作 ? 信访工作的内容： ? 1 ） 登记 ： 建立登记制度，来信上访均应单独编号登记 。 ? 2 ） 呈阅 ： 对具有政策性、普遍性、倾向性、重要性的 来信上访材料，及时填写《信访处理单》等，连同原信 和上访材料，呈报有关领导阅批。 ? 3 ） 交办 ： 凡上级组织或领导人阅批的重要信访文书， 信访部门都可以将领导批示的复印件转交有关主管部门 调查核实和处理，并限期汇报对信访事件的处理结果。 ? 4 ） 转办 ： 一般的信访，受理机关可按“分级负责、归 口办理”的原则，将信访材料转交有关地区、部门或单 位处理，并责成他们答复信访人。 38 第四节 ? 信访工作 5 ） 催办 ： 对本地区、本系统的信访工作和交办到各 地、各部门处理的信访文书，应及时进行检查督促。久 拖不决的问题可采用查办的方法解决。 ? 6 ） 回告 ： 各承办单位对于领导人批办后直接办理的 信访事项应在 30 日内办理完毕。情况复杂时，可延长时 限，对交办的信访事项，应当自收到之日起 90 日内办结， 并将办理结果报告交办单位。对转办的信访事项，应当 自收到之日起 90 日内办结，并视情况向转办单位回复办 理结果。 ? 7 ） 审结 ： 原交办单位对承办单位上报信访问题处理 结果的回告材料，要认真审查，及时结案。上报的结论 和处理意见，必有申述者签署的意见。 39 第四节 ? 信访工作 8 ） 复信 ： 对信访的处理结果，应分别情况，给信访人书 面复信或口头答复。复信要注意签署日期，加盖公章，留存 底稿。若口头答复，应记录存档，以备查考。 ? 9 ） 归档 ： 各级信访部门在信访工作中形成的、属于立卷 归档范围的文件、材料、人民来信，均应按性质分类整理、 立卷归档，建立信访档案 。 ? 10 ） 保密与回避 ： 不得将检举、揭发、控告材料及有关 情况透露或转交揭发控告人的单位；严格控制信访文书的传 阅范围；不得向外透露工作秘密；不得丢失、藏匿或擅自销 毁信访文书；办理信访的工作人员与信访事项或信访人有直 接利害关系者，应当回避。 40 1.1 信访服务 41 1.1 信访服务 42 1.1 信访服务 43 1.1 信访服务 44 1.1 信访服务 45 1.1 信访服务 46 1.1 信访服务 47 第五节 印章管理 ? 掌管印章是办公室一项重要日常工作。 专用章 公章 印章 手章 48 第五节 印章管理 ? 公章是一个机关、单位或社会组织的正 式印章，是其具有合法性的标志，是行使 其职权的凭信。 ? 公章一般由上级制发，如需自行刻制必 须报经公安机关批准，并在指定处刻制。 49 第五节 印章管理 ? 专用章是为某种专门业务刻制的印章， 如“财务专用章”，“合同专用章”等， 它不代表机关、单