会务接待服务标准.docxVIP

会务接待服务标准 1。 0 目得 为了规范会议接待行为 ,统一服务标准 ,持续、稳定得为用户提供良好会议接 待服务。 2。 0适用范围 适用于大厦各类会议接待工作。 3、 0职责 3。1客户部负责会议接待得具体实施、 3.2客户员负责会议登记与提前确认工作 , 确保会议如期召开 ; 并记录好会议召 开得单位、出席人数与召集得领导职务来决定会议得大小 , 采取相应得服务措施 ; 3。 3客户部负责安排工作人员对会议室进行布置 ,保障会议室整洁舒适 ; 3。 4 会议接待员负责在会议进行期间巡查 , 及时处理突发事件 ,确保会议顺利进 行; 4、 程序 4 .1会议得分类 根据现时会议接待工作实际情况 , 将会议接待分为日常接待 (二类会议接待 ) 、一 类会议、临时会议。 4。 2 会议接待服务标准 每天安排一名会议接待员于早上 8:00上班，于8:00- 8 : 1 5分时段完成以下 工作:将所有会议室得门及部分灯打开 ;将开水器得烧水阀打开及 18F 会议室内 得电热水瓶注满水后插上电源 , 保证当会议开始时有足够得开水。 每天得工作由会议负责人根据实际情况进行安排。 会议接待员必须注意自己得仪表 ,穿好工作服,戴好工作牌,于会议开始前 1 5分钟将茶水准备到位、 到岗后首先检查会议室内得灯就是否打开、空调温度就是否舒适、设备、会 议物资就是否到位、烟灰盅就是否清洁 , 发现异常无法处理时及时向主管领导报 告; 参会人员进入会场后 , 服务员应举止大方地为她们递上茶水 , 当会议开始时会 议接待员应在自己管理区轮流巡查 , 以便能及时给新到得客人送上茶水 , 直至与 会人员基本到位。 6） 与会人员基本到齐后 , 会议接待员将自己管理区域内得会议室内茶水添加一 遍后,每隔2 0 - 2 5分钟到会议室加茶水，直至会议结束（如有特殊情况可自己 把握）。 7） 在加茶水过程中 , 会议接待员应及时更换烟灰盅、 留意会议室内设备运行就是 否正常、空调温度就是否舒适。服务工作要细致周到 , 服务中要做到三轻 （走路轻、 讲话轻、动作轻 ）; ）会议接待领班必须到场监督服务员工作，巡视会议室得准备情况与会议得进 行情况,以便有突发事情时及时应对 ; ）接到热线人员通知，会议临时需要得物资，应5分钟内送到，如无法满足，会 议接待员亦应 5 分钟内到会议室向客人解释 , 如客人不满意或不接受 , 会议接待 员应通知会议负责人到场解决。 10） 会议结束后 , 会议接待员应简单将会议室收拾一遍 , 包括将桌椅摆放整齐 ; 烟 灰盅、盒纸锁回茶水柜 ;所有设备恢复原状 ;会议临时用品 （插线板、铭牌、临时 增加得椅子、白板等 ）还到仓库,如果桌面及地面较脏 ,应通知清洁员到场清洁 , 清洁后会议接待员将灯、空调、窗关好 , 以便迎接下一个会议。 11） 每天下班前 , 会议接待员还应对自己管理区域得会议室检查一遍门、 窗、空 调、灯、设备就是否关好才能离开。 4.2。2一类会议（专指服务区域在主楼内得会议室 ）: 1） 会议接待负责人接到热线人员中、 大型及重要会议通知后 , 与预订会议人员联 系, 了解会议得需求 , 并要求对方在 《会议物资需求表》、《会议费用结算表》 中签 字确认。 2） 按客户要求申购会议物资。 3） 申购物资到位后 , 提前一天准备好横幅 , 摆放好鲜花 ; 并对会议室进行全面检 查,与会议主办单位 （部门）保持联系,对座位数、名位牌、会标等进行核对 ,同时 应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水茶杯准备、卫生情况、进出通道进 行检查,要求达标后对会议室进行封闭管理 ,不准无关人员进入会场 （会议室）; 一 切准备妥当后 , 可要求客户到现场观瞧、 4） 会议接待员必须注意自己得仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前3 0分钟到 岗,并于会议开始前 15 分钟将茶水准备到位 ,在会议室门外面带笑容站好等待迎 接参会人员。 5） 按4.2。1第5）条款到第11）条款得程序开展工作、 6） 会议快结束时 , 服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员 ; 7 ）客户部主任或客户服务经理，必须到场监督会务工作人员得情况，巡视会议 室得准备情况与会议得进行情况 , 以便有突发事情时及时应对 ; 8） 如会议有需要 , 在会议期间应加强安全保卫工作 , 防止无关人员进入会场扰 乱会;机电设备部人员应注意会议期间用电设备得工作情况 ,防止事故产生,应保 证走火通道得畅通 , 紧急情况下 , 应有服务员在场进行疏导。 9） 会议结束后，会议接待负责人持客户确认得 《会议物资需求表》、《会议费用 结算表》到我部收费员处开发票。 10） 将发票交客户时一定要求客户签收 , 会议接待负责人一直跟进 , 直到我司收 到该费用为止。 4 0 2.