档案工作规范教学PPT课件.ppt

档案室的收集 （一）加强对归档制度的宣传。档案室应针对本单位实际情况，开展归档制度的宣传，加强文书处理部门、业务部门以及相关人员的归档意识。归档不仅是一项档案业务工作，也是一项法定义务。 （二）对文件形成的超前控制 归档文件的质量大多是由文件形成时决定，应该从源头抓起。一个单位在工作活动中，工作已经完成了，或者经历了某些重要事情和重大活动，但没有留下记录或形成文件，或者记录不完整，如领导现场办公处理的重要问题没有记录，电话请示与答复没有记录，有些形成决议的会议记录不全等，这些都会影响归档文件的质量。档案人员有责任向领导和有关科室反映情况和提出意见。 （三）对文件积累、归档的监督和指导 档案室应组织文书部门和业务部门的兼职档案人员开展业务培训，讲解文件积累、归档知识。为了避免重复归档和归档遗漏，档案室应指导各部门确定科学的积累归档范围，明确部门之间的分工。加强平时的监督检查，发现文件积累、归档中的问题，应及时提出改进意见。 （四）全面检查归档的质量 文书处理部门和业务部门立卷（组件）结束后，档案室要从整体上全面检查归档的质量。主要应检查档案是否包括了本单位形成的各种门类和载体的文件材料；能否反映本单位该年度的主要工作，能否反映本单位的主要职能活动；能否反映出本单位的机构人事变化、重大事件和重要活动；保管期限划分是否准确等。 （五）加强平时收集工作