化妆品采购管理新规制度.docVIP

文件名称 采购管理控制程序 文件编号 COP-10 版/次 A/0 文件类别 程序文件 生效日期 0901 页数 4 编 制 质量体系小组 审 核 黎利媚 批 准 于欣龙 1.0目标 为加强对企业采购管理，规范采购工作，确保生产供给，控制采购成本，特制订本程序。 2.0范围 本程序适适用于采购部人员在进行采购作业时相关工作。 3.0职责 3.1采购部：负责采购质量管理和控制，供方选择、评定、再评定工作。 3.2总经理:负责同意合格供方清单。 3.3质管部:负责对原材料检验工作。 3.4 仓储部:请购仓储用具物料或其它物料。 3.5生产部:请购生产物料和常见耗材。 3.6 技术开发部：负责原料质量协议制订。 4.0内容 4.1采购申请 4.1.1使用部门依据产品生产计划和和物料库存量等制订填写物料采购申请单，采购单应注明物料名称、规格型号、数量、需求日期等内容。经审批后交由采购部门下单采购。 4.1.2对于请购关键物料或由特定供给商供给物料，物料请购部门应在请购单上尤其注明或单独进行请购。 4.1.3物料紧急请购时，请购部门应在物料请购单说明栏中注明原因，并使用紧急请购单填写 ，送采购部门。 4.2采购方法选择 4.2.1有些物料采购，应要求供方先提供样板，经设计部、采购部等相关部门认可签板后，方可通知供方生产。 4.2.2企业所采购物资总金额大，并有多家生产商生产必需竞标方法进行采购。 4.2.3企业采购方法除选择要求直接采购、间接采购等方法外，还应依据物料特征和需求量，采取以下两种方法进行采购。 ----集中采购：含有共同性物料，使用集中采购可降低费用时，采购部门应依据请购单需求，定时进行采购。 ----长久采购：凡常常使用且用量比较大物料，采购部门应联合其它部门对供给商进行考评， 考评经过后和供给商签署长久供货协议。 4.3 采购步骤 4.1.1搜集了解所请购物料仓库库库存情况。 4.1.2计算最经济物料采购数量，并依据多种物料期限编制物料需求计划，报采购经理进行审批。 4.1.3首批原料交技术研发部相关工程师审核，经理核准。 4.4采购计划 采购部依据确定采购数量、采购对象、采购方法、采购时间等编制采购计划并报总经理审批。 4.5采购文件(协议／协议) 4.5.1采购部接到物料采购申请单后，依据合格供给商清单和供给商供货质量情况等，制订采购计划表，选择物料供给商。 4.5.2编制采购协议／协议，采购协议应包含： 1)供方和分供方全名、法人代表，和双方通讯联络电话、电报、电传等； 2)采购货物名称、型号和规格，和采购数量和价格； 3)交货期、交付方法和交货地点； 4)质量要求和验收方法，和不合格品处理，当另订有质量协议时，应在采购协议中写明见“质量协议”； 5)违约责任等内容。 4.5.3技术研发部依据产品技术质量要求编制各类采购产品采购文件，作为采购依据，必需时，应附加在《订货协议》后。 4.5.3采购产品验收标准按《原料内控标准》和《包装材料内控标准》实施。 4.6 采购标准 4.6.1严格根据采购技术要求进行采购，选择合格供方。全部常规物料或服务采购必需向已列入《合格供方名目》供给商进行采购。 4.6.2全部常规物料采购必需以《申购申请表》或《采购协议》（含服务采购协议）形式进行采购作业。 4.6.3确保采购周期，确保满足申购部门使用要求。 4.7采购订单 4.7.1 采供部依据采购计划，选择《合格供方名目》中指定供方，进行询价、比价后，和其签署规范《订货协议》，并附上采购技术文件，报采供部经理审核，厂长同意后生效，由采供部负责具体实施。物料采购协议经审批后，向物料供给商下达采购订单。 4.7.2采购部所确定采购协议必需经过财务部、法律顾问和总经理审批，三方就协议中条款提出提议或意见，采购部人员据此修订协议并和供给商协商。 4.7.3采购人员根据采购前后次序将物料订货单编辑成册，并结合采购进度计划制订每日跟催计划，预防因出现延期供货而影响生产进度。 4.7.4行政部需对消毒剂、废弃物处理供给商之协议实施效果进行跟进管理。 4.7.5在供货过程中，采购员应保持和供给商有效沟通，努力争取确保物料按质、按量、准期到货。 4.8货物验收管理 4.8.1 包装完整性检验 1）检验物料外包装，物料外包装应牢靠完好，无破损、无受潮、无污染、无混杂、无虫蛀鼠咬。 2）检验物料运输工具卫生情况，运输工具应洁净、无异昧，严禁和有毒、有害、易污染物品混装、混运。 3）检验物料外包装标识和随附票证，物料标识和随附票证（如收货单、物料检验汇报等）物料名称、规格、数量、生产厂家名称、批号、出厂日期应和订单或协议相符，印字清楚。 4）来货包装检验合格后，验收人员在外包装上贴待验标签并发出《来料