采购物资编码申请管理制度规定.docVIP

文件名称 采购物资编码申请管理制度 部 门 财务部 发布日期 20xx 年 11 月 30 日 文件编号 版本号 编制：ERP信息中心 审核：各副总经理 批准签发：总经理 共 3 页 1. 目的 为规范采购物料编码，避免出现一物多码的现象产生，缩短物资编码申请时间，从而优化备品备件采购流程及物资库存管理，特制定本制度！ 2. 使用范围 本制度适用于 EAS采购模块涉及到的分厂、 部门的岗位， 包括分厂设备管理员、 规划工 程部设备工程师、供应部采购业务员、仓库管理员等。 3. 组织机构 3.1 公司成立编码小组，统一对全公司的新增采购物资进行专人专项专业编码； 3.2 编码小组由规划工程部设备工程师及 ERP 设备模块主管组成，办公地点设于规划工程部； 编码小组有权对分厂申请的采购物料是否新增编码进行否决； 编码小组有权对系统存在的物料编码的名称、规格型号进行修改或变更； 编码小组有权对屡次错报编码的责任人进行考核； 职责划分 分厂各班组长及设备管理工程师负责提出备件计划，各种备件必须提供详细、准确的物料名称、规格型号、材质、用途、使用地点及其他信息，不得有疏漏和错误； 分厂的设备管理员负责收集各个工序上报的备件采购计划并加以整理、汇总，并对EAS系统中不存在的物料提出编码申请； 分厂的设备管理员负责填写编码申请表，并将编码申请表提交给编码小组； 分厂的设备管理员负责提出物料名称或规格型号的更改申请，并将物料信息更改申请表提交给 ERP信息中心； 规划工程部设备工程师负责对编码申请的审核，对不规范的物料名称或规格型号进行更正，并对填报人进行考核； 规划工程部设备工程师负责对编码申请上的新物料进行分类和编码； ERP信息中心设备模块主管负责新增物料编码的系统录入工作； ERP信息中心设备模块主管负责对系统中已存在的物料进行更改、禁用； 供应部业务员在对备件计划上的物料进行采购时，负责确认系统新增物料信息与实际物料信息是否一致，若一致方可执行采购业务，若不一致则退回分厂设备员重新核定新增物料编码信息，新增物料编码未修改正确之前不得制作采购订单； 4.10 库房库管员负责核对实际到货物资的名称、 规格型号等信息是否与 EAS系统中物料 信息一致；若一致方可办理入库手续，若系统数据和实物数据不一致，在系统数据没有得到妥善修改之前，库房则有权不办理入库手续； 4.11 在入库物资与系统数据不一致时， 库房库管员负责通知分厂设备管理员、 供应部业 务员及 ERP模块主管； 物料申请规范 物料名称书写规范 物料命名，必须符合相关标准，不得随意命名，不得有错别字； 名称书写时，在名称的前、中、后不得带有空格； 5.1.3 除加工件类一些特殊物料外， 其它类别中的物料名称中不得出现括号、 标点符 号等特殊字符； 名称必须以半角状态下的宋体进行书写，不得出现全角字符； 相同种类的物资命名要统一， 汉字及字数都必须一样， 不得出现不同名称的现象； 名称中不得带有分厂名称、生产线名称； 物料规格型号书写规范 物料规格型号中必须以半角字体进行填写，不得出现全角字符； 物料规格型号中不得出现任何标点符号， 凡是涉及到字符隔离的都以两个空格进行隔离； 5.2.3 物料规格型号如果是几个参数构成的， 那么同一类物料参数排序必须一致， 不 得出现乱排现象； 5.2.4 物料规格型号中如果必须使用“-”作为隔离符的，必须按照标准的“-”进行 填写，不得出现“—”现象，并且在使用“-”时，一次即可，不得多次出现； 规格型号中出现的计量单位的字母标识符必须统一按照国家有关标准进行填写，不得出现乱用、错用的现象； 规格型号中除非实际规格型号有括号外，其它不得出现括号； 同种类的物资规格型号书写的格式必须一致，字母大小写要加以区分； 5.2.8 规格型号字符限制在 80 个之内，一个汉字相当于 2 个字符； 规格型号要明确，必须与实物一致； 物料计量单位规范 物料的计量单位原则上以采购计量单位为准； 新物料申请时计量单位的确定，务必与供应部业务人员反复沟通，仔细确认，计量单位一旦确认录入系统后则不能修改； 同一种类物料必须采用相同计量单位； 物料编码编制、录入时间规范 5.4.1 编码小组在收到编码申请表单之后，必须在 36 小时内给予编码，不得延误； 5.4.2 每日 16： 00 为本日新编码的录入时间，有新编码申请务必在 16： 00 之前提 交给 ERP信息中心； 当天（非工作日除外）的编码必须当天进行录入； 物料编码申请表格规范 编码申请表格 ）厂备件编码申请表 序号 物料编码 名称 规格型号 单位 用途或使用地点 备注 申报人 5.5.2 申请表填写要求 新增编码申请表必须以 Excel表格进行制作； 表格名称统一以“ ** 分厂编码申请