归档文件整理规则.docx

精品文档 精品文档 中华人民共和国档案行业标准 归档文件整理规则 The arran geme nt rule of fili ng docume nts DA/T22-2000 （国家档案局2000年12月6日发布，2001年1月1日起实施） 1范用 本标淮规定了归档文件整理的原则和方法。 本标准适用尸各级机关、团体和其他社会组织C 2定义 本标淮采用下列定义。 2.1叮档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸 质文件材料， I；」档文件擀却 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有 序化的过程 什- 归档文件的整理单位。一般 以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件， 正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名 册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 3整珅忑则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管 和利用. 4氏垃芟求 4.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模湖或易退变的文件应 予复制。 4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 5整理方法 5.1妙订 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后; 原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时， 复文在前，来文在后。 5.2分类 归档文件可以采用年度一机构（问题））—保管期限或保管期限一年度一机构 （问题）等川云进彳」分炎，同一个宗应保持分炎方案的稳已 5.2.1按年度分炎 将文件按其形成年度分类C 5.2.2按俣管期发耸娄 将文件按划定的探管期限分类c 5.2.3按机构（问题）分类 将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）j 5.3加川 归档文件应在分类方案的最低一级类目内， 按事由结合时间、重要程度等排 :列。会以文件、统计报表等成套性文件川集中排列。 5.4編号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号， 在文件首页上端的空白位置加 盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项, 并可设置机构（问题）等选择项（见图A1。图示中“ *”号栏 为选择项，不选用时 无须设置。以下同） 5.4.1 5.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如 1978。 5.4.3很管斯限：口档文件保倚则限的勾称我代你 5.4.4件兮；文件的禅列帧 件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编 制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从 “1 J「始标注」谄ii件号按蟲I悝求标注「 5.4.5机构（问题）:作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。 5.5编目 L档文件应依JE分类方案和室编件号顺丿网也制山档文件忡录c 5.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档 文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目 （见图A2）。 5.5.1.1件d埴写室跚件= 5.5.1.2贞枉芒：制娥文件的汁皿个兄即文件的瓦文机儿哎署纟眾 文兮：文件的发文了」 5.5.1.4题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“〔〕” 号。 5.5.1.5日期：文件的形成时间，以 8位阿拉伯数字标注年月曰，如 1999090Q 5.5.1.6页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。 5.5.1.7备注:注释文件盂说叩的怜出「 5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准 A4型（长X宽为297mrtK 210mm） 5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。 归档文件目录封面可以视需要设置 全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立 档单位的名称，填写时应使用仝称或规范化简称。 5.6装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒圭寸面、盒脊及备考表 项目， 5.6.1档案盒 561.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸，为 310mX 220mm长 X宽），盒脊厚度可以根据需要设置为 20mm 30mm 40mm等（见A4a）。 5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管 期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构 （问题）等选择项（见图A4b图 A4c）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号， 中间用“一” 号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。 5.6.1.3档険淫应采用无峻纸刖卜 5.6.2 备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、 整理人、检查人和 日期（见