物资采购订单法律风险防控措施.docVIP

时间： TIME \@ yyyy年M月d日 2021年3月13日 学海无涯 页码：第 PAGE 1页共 NUMPAGES 1页 PAGE PAGE 1 物资采购订单法律风险防控措施 摘要：分析了南宁局集团公司物资供应段的物资采购订单现状及存在的法律风险，针对企业管理制度漏洞、干部职工法律意识薄弱及合同签订效率低等问题，探讨了通过制度建设、流程优化等措施，完善物资采购管理体系，进一步推动物资采购的规范化管理，以提高企业的法律风险防控能力。 关键字：物资采购；订单；法律风险；规范化 1物资采购订单的现状 按照集团公司“二级采购、三级管理”的物资管理模式，物资供应段作为运输辅助单位，承担南宁局集团公司的物资保供责任，负责运输站段物资需求计划的受理上报，执行集团公司采购结果，开展合同签订、组织供应配送。2018年，物资供应段受理运输站段物资需求计划72308笔，完成运营物资供应额7.28亿元。其中，年度预估采购额达50万元及以上的物资，通过集团公司统一招标，经逐级审批后签订物资买卖合同进行采购；金额小、计划性差的零星物资，经网上竞价采购，通过铁路物资管理信息系统生成物资采购订单，发送到95306物资采购商务平台进行网上签认，在供货完毕进行料款结算时，加盖物资供应段的业务部门章及供应商的公章作为付款凭证。2018年共发出物资采购订单37243份，累计采购额3.15亿元，占全年采购供应额的43.27%。《南宁铁路局合同管理办法》（宁铁企〔2017〕108号）第五条规定：“各单位开展经营活动，应依法签订合同”，“所属非法人单位在授权范围内可以集团公司和本单位的名义签订合同，但不得以部门、科室、车间等名义签订合同”。目前，物资供应段在采购招标物资时，能严格按照合同管理办法签订招标合同，落实合同逐级审批制度，每份合同都经单位负责人签字并加盖合同专用章。但网上竞价采购的物资，除因预付款或供应商要求以书面合同进行结算的部分纳入合同管理外，其他以订单形式进行采购的部分未能做到经逐级审批后“签订书面合同”和“不得以部门、科室、车间等名义签订合同”，不符合集团公司的合同管理要求，也给企业合同履行及维权埋下极大隐患。 2物资采购订单法律风险分析 2.1物资采购订单的有效性存在法律瑕疵 2.1.1要形成具有法律效力的电子合同，需经双方有效签字或盖章才能生效。根据《中华人民共和国合同法》及《中华人民共和国电子签名法》等相关规定，书面形式的合同包含数据电文等可以有形地表现所载内容的形式，电子合同在“双方当事人签字或盖章时合同成立”，可靠的电子签名与手写签名或盖章具有同等法律效力。95306物资采购商务平台的电子签单虽然提高了物资采购的工作效率，但因不具备双方有效的签字或盖章，无法将其认定为有法律效力的电子合同。2.1.2业务部门是为了履行特定的职能而设立，职权范围往往局限于特定工作范围的权利与义务。部门章不能代替合同专用章及公章，仅加盖部门章的订单亦不能代替书面合同。同时，业务部门作为企业的职能部门，发出物资采购订单即履行职务行为，若订单内容出现纰漏，产生的法律后果则由企业承担。物资采购订单未经审核便发出，不仅不符合集团公司管理要求，还扩大了业务经办人的职务权限，容易导致职权滥用，产生无权代理、越权代理等法律风险和廉洁风险。 2.2物资采购订单的倒签存在履行风险 物资供应段向供应商发出物资采购订单的行为视为要约，对方将订单回签视为承诺。在实际采购过程中，物资采购订单在供货完毕进行料款结算时，才加盖物资供应段的部门章及供应商的公章作为付款凭证。这种“先斩后奏”的倒签方式，不仅使各职能部门的事先审查无法发挥原有的作用，签订手续流于摆设，还会带来履行风险。例如，供应商未将订单回签，即表示双方意向未达成一致，采购时无法约束对方及时、有效地履行订单内容。若供应商不及时供应，可能会引发企业的经营风险。即使供应商如约供货，合同关系事实成立，在没有合同文本固化的情况下，若双方理解存在偏差，很容易因此产生分歧。一旦双方协商失败，在解决争议的过程中没有书面合同予以支撑，企业的利益也难以得到保护。 2.3物资采购订单的内容存在纠纷隐患 现有的物资采购订单内容条款约定较简单，仅明确物资规格型号、价格、品牌及金额等，缺乏物资质量标准及技术要求、质量保证期及违约责任等重要内容，给后续履约埋下很大隐患。在实际履行中，条款约定越简单，就越难追究违约方的责任。例如，在未约定物资质量标准的情况下，双方可能对质量标准存在不同理解，在争议过程中需要第三方检测机构的介入，解决纠纷的成本大大增加；在未明确违约金计算方式的情况下，如果守约方想对违约方索赔，不仅要证明自己受到的经济损失是由于对方的违约造成，还要计算出经济损失的具体数额，并且用货币价值来反映。重要条款的缺失，无疑增加了发