中小学档案管理通知.docx

各中心学校、中学、九年一贯制学校、县直校园，民办学校： 档案工作是学校管理的一项重要基础性工作，是体现学校办学质量和管理水平的重要标志之一。长期以来，我县各级学校只注重教育教学工作，对教育教学活动中形成的各种文件材料普遍缺乏规范管理，以致很多教育教学成果资料丢失，给教育教学工作带来很大影响，为充分发挥档案在学校发展和教育教学改革中的积极作用，根据《中华人民共和国档案法》《安徽省档案条例》,现就规范我县中小学校档案工作提出以下意见： 一、提高认识，切实增强工作做好学校档案工作的责任感和使命感 学校档案是指学校在管理、教育、教学、科研、基本建设等一切办学实践活动中直接形成的对国家、社会、学校、师生员工具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。学校档案不仅真实记录了学校的历史，而且对于总结和借鉴教育教学经验，进行校史教育以及维护师生权力都有重要作用，做好学校档案工作既是维护学校历史真实面貌的需要，也是教育教学工作的现实要求，更是《档案法》赋予的法律责任。各级中小学都要本着对历史负责，为现实服务的态度，充分认识加强档案工作的重要意义，将档案工作提上重要议事日程，纳入学校整体发展规划和工作计划，纳入教学整体考核评估指标体系，与教育教学工作同计划、同安排、同检查，促进学校档案工作与教育教学工作同时发展。 二、加强领导，建立健全档案工作管理机制 各校都明确一位校级领导分管档案工作，校内都应设立隶属于学校办公室的综合档案室，配备专门的档案管理人员管理学校档案。同时校内各部门也应配备兼职档案管理人员，负责校内部门文件材料的收集、整理和归档等工作。分管领导应定期听取档案工作的汇报、研究和及时解决档案工作中存在的实际问题，提高他们的业务水平和综合能力。档案工作人员应忠于职守，勤奋敬业，加强学习，提高业务素质，扎实做好学校档案的收集、保管、利用等工作，为学校教育教学工作搞好服务。 三、落实档案保管场所，为档案工作提供必要的保障条件 各校都应落实一个专门的场所保管本校的档案，尽力做到“档案库房、调阅室、人员办公室三分开”，购置满足需要的档案柜架存放档案，配置符合防火、防盗、防鼠、防虫、防潮、防高温、防紫外线、防尘等“八防”要求的设施设备，确保档案的完整与安全。同时应结合学校信息化建设为综合档案室配置专用的计算机及档案专业软件，以适应档案信息化管理的需要。 四、健全完善制度，全面收集和集中保管教育教学中的各类文件材料 各校都依据《中小学档案的归档范围和保管期限》，结合本校实际，制定本校的文件材料归档范围,建立健全文件材料归档、档案保管、档案鉴定、档案保密、档案统计、档案利用等制度，将本校教学、科研和管理各项活动中形成的党政文书、教学业务、学生学籍、会计、人事、基建、设备、照片、电子等各类档案按时收集上来，实行整个学校档案的集中统一管理。 五、科学分类，规范保管各类档案 对集中上来的各种文件材料，应进行科学分类，区别不同种类档案进行整理。文书档案按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）进行整理，会计档案按照省财政厅、省档案局《安徽省会计档案整理要求及案卷格式》进行整理，基本建设档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）进行整理，照片档案按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）进行整理，各类专业档案（学籍、电子等）依照各专业档案整理规范进行整理。整理后统一编号，建立纸质目录和电子目录，排列上架，妥善保管。同时各校应积极采用计算机管理档案，推进文件材料整理和档案管理标准化、规范化、信息化。 六、积极开发档案信息利用，为教学工作服务 各校都要编制各类档案的检索目录，开辟档案信息利用场所，积极开发档案信息资源，为学校教育教学工作服务，要建立健全档案利用制度，加强利用登记和统计，及时反馈档案利用的成效和不足。有条件的学校还应当采取举办档案展览、陈列、建设网站等多种形式，积极拓展档案利用形式，充分发挥档案的价值和作用。 七、强化监督检查，确保建档工作按时完成 为促进各校按时做好规范建档，推动学校和教育机构档案工作正常有序进行，县教体局和档案局将与5月上旬对各单位建档情况进行检查。请各单位抓紧时间安排，确保5月上旬前完成此项工作。 附件：中小学校文件材料归档范围和档案保管期限参考表 肥西县教体局肥西县档案局 2018年4月20日 附件 中小学校文件材料归档范围和档案保管期限参考表 一、文书档案 序号 归档范围 保管期限 1 学校党支部换届选举的计划、通知、工作报告、议程、决议、讲话稿、选票、选举结果、请示、批复等材料 永久 2 学校干部任免的批复、通知、报告等 永久 3 党支部会议记录、纪要、工作计划、总结、重要工作报告、汇报等文件材料 永久 4 民主生活会记录等文件材料 永久 党小组工作安排、计划