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信息交流管理程序 文件编号： QEHS／COP12 标题： 信息交流管理程序 版 号： C/0 页 码： 1/3 1．目的 为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本程序。 2．范围 适用于公司内部协商和内部信息交流，以及与外部各方的信息交流。 3．职责3．1 办公室负责内部信息的协商和交流的管理，以及与政府部门的沟通；3．2 采购组负责与供应商及分包方的信息交流，以及相关方投诉的接受答复处理；3．3 营销部负责与顾客有关的信息交流，包括顾客环境投诉和处理； 3．4 质安环部负责法律法规、合规义务要求的收集、整理、归档。 4．程序4．1 信息的分类4．1．1外部信息 a．质检站、地方监测站、环保局、消防局、劳动局、废物处理站、认证机构等监测或检查的结果以及后馈的信息； b．政策法规标准类信息，如质量/环境法律法规、条例、产品标准及其变化等； c．相关方反馈的信息及其投诉等,相关方指顾客、供应商、废物收购方、运输公司、社区居民及任何对公司的产品质量/环保状况有兴趣的人和组织；d．其他外部信息，如部门直接从外部获取的有关产品质量、环境方面的信息。 4．1．2 内部信息a．正常信息，如方针、目标指标、重要环境因素、相关法律法规、管理方案、监测记录、检验结果、内部审核与管理评审报告、有关产品质量状况、化学物质的特性、安全数据、管理者代表的任免，以及体系正常运行时的其他信息等； b．不符合（或潜在不符合）信息，如产品不合格报告、体系内审的不符合、纠正和预防措施处理单等； c．紧急信息：如出现重大质量事故、火灾、洪涝灾害、化学危险品泄漏、重大伤亡事故等情况时的信息；d．其他内部信息（如员工的建议等）。 4．2 信息的交流 XXX有限公司 文件编号： QEHS／COP12 标题： 信息交流管理程序 版 号： C/0 页 码： 2/3 4．2．1 信息的内容a．公司的方针、目标、指标、管理方案的制定及相关职责、权限； b．有关产品质量状况、生产进度及技术方面的信息沟通；c．有关产品质量不合格的处理和纠正预防；d.有关环境的识别、评价与控制和事故调查处理；e.有关改善产品质量、作业场所环境现状的讨论；f 提出有关产品质量、环境持续改进的意见；g.有关顾客及其他相关方的投诉。 4..2.2 交流的方式 a．会议：包括总经理办公会、公司例会、生产例会、业务例会及总结表彰会等。其中总经理办公会由总经理召集，管理层人员参加，可定期；公司例会由总经理或办公室召集，管理层人员和部门负责人参加，一般为每月一次；生产例会由生产部召集，与生产有关的部门的相关人员参加； b．公告，由办公室公布，有关公司动态、政策、人事变动及有关通知等；c．行政文件，由办公室发布，有关公司政策、人事任免等方面信息；d.意见箱，由办公室设立，为收集员工的意见和建议；e.电话、传真及*络，由办公室管理；f 访谈；g.通知，由办公室及相关部门发布；i 信息联络处理单,由相关部门填写并传递。 4．3信息的处理4．3．1外部信息的处理4．3．1．1办公室负责质量站、地方监测站、环保局、消防局、劳动局、废物处理站、认证机构等监测或检查的结果以及反馈信息的收集、传递到公司的相关部门，并进行登记。出现不合格情况时，按照《环境改进控制程序》的要求进行处理。 4．3．1．2政策法规、标准类的资料信息由质安环部负责收集、更新、整理，并保存，详见《合规义务控制程序》。 4．3．1．3营销部和采购组分别负责与顾客、物料供应商、运输公司等进行信息沟通，对其施加影响，详见《相关方控制程序》。 4．3．1．4营销部负责来自顾客投诉的归口管理，负责投诉的接收、登记在《顾客投诉处理记录表》中。负责处理方案的提出和传递（以纠正和预防措施报告单的形式传递至生产部等相关责任部门）、处理过程的跟踪和向顾客反馈。质安环部负责处理方案执行情况的验证。 XXX有限公司 文件编号： QEHS／COP12 标题： 信息交流管理程序 版 号： C/0 页 码： 3/3 4．3．1．5相关方反馈的其他信息，可由对应部门以《信息联络处理单》的形式传给质安环部（产品质量、环境）。并将处