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XX工程项目部工程资料管理制度 工程资料按照N区实际情况，分为日常资料和备案资料分别考虑。日常资料包含方案管理、工作联系函、技术核定单、会议纪要、甲方来文、图纸管理；备案资料主要包括工程管理与验收资料、施工管理资料、施工技术资料、施工测量资料、施工物资资料、施工记录、施工试验资料、施工质量验收记录八个类别。 项目经理部设置专职资料工程师，负责整个项目施工资料的管理工作，包括所有施工资料的收集、整理、归档工作；项目总工程师负责对施工资料的审核、把关。 一、日常资料的流程 1．工作联系函 新建工作联系函 新建工作联系函 甲方工程师 甲方文员 甲方其它部门 资料室归档 1、复印留底 2、发文登记薄登记 1、收文处理笺填写 2、根据项目经理填写意见转发各部门 3、发文薄填写返回日期 1、扫描并更新电子台账 2、资料盒目录更新并存放 项目经理审阅 注：实心箭头表示传递过程由我方资料员负责 1、编号 2、甲方工程师签字 2．方案管理 1 1、电子台账更新 2、资料盒目录更新 并存放 方案管理流程图 新编制方案 监理工程师 甲方工程师 我部工程部 项目技术负责 人审阅 1、甲方工程师签字 1、复印4份（共5份）并分别盖项目和监理章 2、发文登记簿登记 1、发文薄填写返回 日期 2、根据技术负责人 填写意见转发各部门 甲方文员 注：实心箭头表示传递过程由我方资料员负责 1、由工程部打印一份并经项目经理、技术负责人和编制人签字 2、编号 1、监理工程师签字 未 同 意 修改 我部工程部 未 同 意 修改 甲方其他部门 资料室归档 3．技术核定单 1 1、扫描并更新电子台账 2、资料盒目录更新 并存放 技术核定单管理流程 新编制技术核定单 监理工程师 甲方工程师 我部工程部 项目技术负责 人审阅 1、甲方工程师签字 1、发文登记簿登记 1、发文薄填写返回 日期 2、根据技术负责人 填写意见转发各部门 甲方文员 注：实心箭头表示传递过程由我方资料员负责 1、由工程部打印五份并经技术负责人和编制人签字；盖章 2、编号 1、监理工程师签字并盖章 未 同 意 修改 未 同意 甲方其他部门 资料室归档 设计单位 未 同意 1、设计单位签字并盖章 4．会议纪要及甲方来文 新甲方来文或会议纪要项目经理审阅 新甲方来文或会议纪要 项目经理审阅 资料室归档 1、来文编号并扫描及更新电子台账 2、更新资料盒目录并存放 1、收文薄登记 1、收文处理笺填写 2、根据项目经理填写意见转发各部门并登记 会议纪要及甲方来文管理流程图 5．图纸管理 图纸管理流程图 图纸管理流程图 新来图纸 新来图纸 资料室归档 1、收文薄登记 1、根据图纸要求发放各部门并登记 2、更新电子台账 3、图纸编号并存放 二、备案资料管理流程 所有备案资料都经过：资料形成→签证→归档整理三个过程，具体分工如下表所示。 序号 资料类别 形成部门 签证跟踪 移交存档 1 施工管理资料 工程部、安质部（质量） 资料室 资料室 2 施工技术资料 工程部 资料室 资料室 3 施工测量资料 测量室 资料室 资料室 4 施工物资资料 物资部 物资部 资料室 5 施工记录 工程部 资料室 资料室 6 施工试验资料 试验室 试验室 资料室 7 过程验收资料 工程部 资料室 资料室 8 竣工质量验收资料 工程部 资料室 资料室 工程部、测量室各类资料均需在工程完成当天形成资料，并移交资料室；试验室、物资部资料无法当天完成的，应在资料完成（出报告）当天移交。 在资料完成当天资料的具体管理事项由资料室负责，并建立资料管理台账，每周一、周五12:00以前交总工程师审核。 三、竣工文件管理 （一）竣工文件流程 接到变更通知→在电子版图纸上修改并标记→分部工程现场施工并验收→移交资料室备案 （二）竣工文件要求 1．项目经理部是各施工项目的主编单位，要按合同约定的时间按时提供完整的竣工资料。 2．竣工文件应在工程正式验交前半个月全部编制完成，验交前七天，送交业主，以便组织工程的交验。 3．竣工文件编审完后，书写竣工文件清册一式六份装箱，由项目部负责办理竣工文件的工程师妥善保管。正式交接验收前，将全部竣工文件送交建设单位。对竣工文件资料中不移交的备查资料，负责安排整理成卷，妥善保存至工程保修完后根据具体情况决定存档或销毁。 4．竣工文件的整理除满足国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）和工程所在地地方标准规定外，其他应按如下要求整理： （1）封面：用word文档制作。 （2）文件名称：单位工程用设计的工程名称为竣工文件的名称。 （3）文件编号：用竣工图的图号。 （4）在中铁二局股份有限公司编制的制样上加盖中铁二局股份有限公司的公章。 （5）竣工图根据设计图、变更设计和施工情况绘成竣工草图，经复核审查后，用