最新最全公司档案室管理制度.pdf

. 最新最全公司档案管理制度 一、 总则 1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。 2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。 3、本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。 二、档案管理机构的设置及基本要求 （一）档案划分及管理部门 1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动 中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。 2、公司设立档案室，隶属于办公室，办公室负责档案资料的归档督促和日常管 理工作。公司制定明确的档案管理职责，档案管理员必须严格履行职责。 3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标 准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。 （二） 各部门资料管理 1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员， 制定明确的资料管理员岗位职责， 规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。 2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管 理。 3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。 三 、档案分类 （一）档案质量 精选文档 . 1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封 面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。 2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。 3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分 不同的价值，便于保管和利用。 4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内 容拟定标题。 5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。 （二）立档 1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前， 定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。 2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷； 跨年度会议文件放在会议开幕年立卷； 跨年度的规划放在第一年立卷； 跨年度总 结放在最后一年立卷。 3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部 制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。 （三）分类 1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性 质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类 目、合同类目等）。 2、公司档案大致分为以下几类： 精选文档 . （1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等； （2）文件类：分外来文件和内部文件； （3）制度类：管理制度汇编； （4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。 （5）计划总结类：分年度计划及总结等； （6）会议纪要类：办公例会纪要等 （五）档案编号 1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级 名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定， 不宜任意修改，如确有修改必要， 应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》 条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。 四、归档及保存年限 （一）归档的文件资料， 应按自然形成， 保持历史联系的原则和归档要求特征及 文件内容进行归档， 在一个卷内要按问题或者文件形成的时间， 系统的排列并填 写《卷内目录》。 （二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订， 保存期限分为定期和 永久。定期按文件材料的保持价值分为 1 年，5 年， 10 年。 1、永久保存：