文件和档案管理制度范本.pdf

内部管理制度系列 文件和档案管理制度 （标准、完整、实用、可修改） GL 实用范本 | DOCUMENT TEMPLATE 编号： FS-QG-19962 文件和档案管理制度 Model document and archives management system 说明：为规范化、 制度化和统一化作业行为， 使人员管理工作有章可 循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。 文件和档案管理制度 一、文件管理 1、文书人员在起草文件之前， 应首先了解事情的背景、 起草该文件的目的及所需注意事项，并收集相关素材，做好 前期的准备工作。 2、文书人员在起草文件的过程中， 要做到内容详实、 准 确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写 和表达方式，做到适时、贴切。 3、各种文件在下发之前要经总经理审阅， 文件下发时要 迅速、及时，并做好下发记录 ; 若是一些需要回收的表格和文 件，还要做好事后的回收工作。 4 、文件下发后要及时进行整理存档 ; 对于回收的资料也 要及时整理存档。 第 2页/共 5页 GL 实用范本 | DOCUMENT TEMPLATE 5、有限定发放范围的文件， 要注意做好相关的保密工作。 二、档案资料管理 1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中， 应严格登记。 2 、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按 时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行， 同时办理档案资料借阅手续。 3、所有档案资料均要定期清查， 借出的档案资料要在指 定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采 取补救措施 ; 对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对， 必须做到物单相符。 4 、借阅的文档资料未经领导批准， 不得随意扩大阅读范 围，否则将进行严肃处理。 5、机密、 绝密类文档资料如需复制和摘抄， 必须经总经 理批示。 6、收发传递和外出携带绝密类文件时， 应由指定人员负 责，并采取必要的安全措施。 7、对各类文档资料应指定其存档期限， 以便及时清理。 8、在部门主管安排、 监督下， 定期对退档资料进行销毁， 第 3页/共 5页 GL 实用范本 | DOCUMENT TEMPLATE 并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录 清单一致。 9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。 10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要 有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作， 若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带 来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。 11、文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放， 同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，必须 在文档目录中及时添加。 12、若文档负责人离职时，须按文档目录清单做好工作 交接，按照文档目录清单与现存文档核对，如果出现物单不 符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。 13、新接管档