中小型企业档案管理制度.pdf

中小型企业档案管理制度 一 总 则 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、 借阅、统计等工作，特制定本制度。 二 文件材料的收集 第一条 收集范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的 文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收 集起来。其中应以公司产生的具有长远或重要参考价值的文件材料作为 保存的重点，具体包括以下各项： （一）上级来文 1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议文件材料及上级机关颁发的 要求公司执行的文件； 2 、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片 和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 （二）公司文件材料 1、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等； 2 、公司颁发（包括转发）的各种正式文件的签发搞、印制稿、重要 2 文件的修改稿； 3、经济活动中的重要往来函件、 谈判记录、 会议记录、 协议等文件； 4 、公司与各级行政部门往来公文， 下级单位的请示与公司的批复文 件； 5、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告； 6、反映公司经济业务活动和科学技术管理的专业文件材料； 7、公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料； 8、公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等） 、财务报 表、凭证、账薄、审计等文件材料； 9、公司党委、团委、工会和内部组织机构在工作中形成的重要文件 材料； 10、公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电话记录；从外单 位带回的与公司有关的未经文书处理登记的文件材料； 11、公司基本建设工程施工竣工、图纸文件、购置大中型设备的文 件材料，公司直接管理的科研、产品开发、生产、建设项目的科技文件 材料； 12、公司成立、合并、撤销、更改、注册登记资料、人员编制等文 件材料； 13、公司制订的工作条例、章程、制度等文件材料； 14、公司的历史沿革、大事纪、年鉴，反映公司重要活动的剪报、 声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录 音、录像等文件材料； 3 15、公司干部任免（包括备案） 、调配、培训、专业技术职务评定、 聘任、党员、干部、工人名册以及职工的录用转正、定级、调资、调动 等工作及干部奖惩等文件材料； 16、公司员工调动、行政、党、团、工会组织介绍信及存根； 17、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册； 18、公司诉讼的各类证据、记录、协议、判决等文件。 19、公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本； 20、公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考查总结、重要简 报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工 作来往文件等； 21、各种普查工作中形成的文件材料； 22、公司诉讼的各类证据、记录、协议、裁决等文件。 第二条 收集应注意的问题 （一）文件正文和附件要同时收集。 （二）一般文件只存印本和完稿，其他底稿不必存档，但特别重要 的文件例外。 （三）作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文 件，一经发现要补充完整后再立卷归档。 （四）有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。 （五）有请示无批复或有批复无请示的文件，应当查明原因，采取 补救措施补齐，没有书面文件的，应注明情况，并加盖公章。 （六）用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复 4 制。 （七）经多方查找，证明确实已丢