制度规范档案管理办法及相关表格.pdf

档案管理工作规定 一、 主要内容及适用范围 规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保 密、统计、销毁等管理内容。 二、档案的管理部门 1、文书结案后，原稿由公司档案室归档。 2 、各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影印件。 3 、档案室主要职责： （1）制定或参与制定档案工作的规章制度； （2 ）对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督； （3 ）做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作； （4 ）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作； （5 ）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。 三、档案的种类 1、法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规 章制度等。 2 、企业的重大决议。包括由公司董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形 成的文件和会议材料、会议记录等。 3 、计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、营销计划、财务计划等。 4 、总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总 结、单项性工作总结、调查报告等。 5 、批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各 类命令、工作指示等。 6 、凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和 凭证，如房屋销售、合同书、协议书等原始记录和文本。 7 、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、规划许可 证、预售许可证、公司所获各种荣誉证书、达标证书和证明等。 8 、汇报性文书资料。包括公司上报董事会的文件资料和相关统计表。 9 、劳资人力资源资料。包括公司各部门的人力资源调整、人力资源管理、人才 引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。 10 、声像制品资料。 包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、 文件娱乐活动 中，以及在外学习、考察时或外联单位提供的，以声象形式记录下来的各种 资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。 11 、技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。 四、档案管理的基本程序 包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这 九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。 五、档案的收集 就是把分散的， 以及散失到其他部门的各类档案资料， 按有关规定， 有计划 地分别集中到档案室。 其收集的主要方式是归档， 即把公司活动中产生的有保存 价值的各种材料， 由办公室各部门和个人定期协同档案室进行整理、 立卷、归档。 1、立卷归档的范围：凡属本标准第 3 条所函盖的文件资料，均应立卷归档。 2 、立卷归档的时间 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交档案管理 员立卷归档。 3 、立卷归档的要求 （1）各部门负责档案的人员在规定的归档时间内， 把整理审定完毕的档案资料， 递交档案室立卷归档。 （2 ）移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。 （3 ）归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文 和附件必须立在一起。 （4 ）立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚， 概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固， 填写备查表，注明保管期限。 （5 ）填写案卷一律用钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。 （6 ）立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合 在一起。 （7 ）立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年 限分开立卷。 （8 ）立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。 （9 ）文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题， 做到查找方便。 （10）各种档案（奖品、奖章、证书等）归档必须有原件，并保持其完好无损。 （11）声像档案摄录必