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证照、档案管理制度 证照、档案管理制度 一、证照管理 公司证照是指经政府职能部门核发给公司的证明企业合法经营 的有效证件。 公司证照包括：营业执照、开户许可证、行业经营许可证、行业 资质证、房产证、土地证及其它证件。 公司应依据政府职能部门的制度，及时办理有关证照。 总经办（综合部）是公司证照管理的职能部门，负责各种证照的 申报、登记、变更、年检、注销；证照的保管、登记、备案；经营场 所悬挂有关证照的检查。 在办理证照过程中有关部门根据职责承办部 分事项和全部事项。 证照在申报、注册、年检办理完毕后统一由总经办（综合部）保 管，行政主管或文秘为直接保管人。 公司证照未经审批同意，任何人不得随意翻动、复印、外借。 公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向主管领 导报告外，要立即与发证机关联系， 及时办理证照的挂失和补办手续。 不得擅自使用公司的证照进行各种担保。 企业证照管理人员要建立证照台帐。 企业证照管理人员对到期的证照要提前 2-3 个月通知相关办理 人员，及时办理年检、换证等工作。 证照、档案管理制度 二、证照借用流程图 申请人或部门提出申请 填写《证照申领审批单》 证照复印 证照外借 部门负责人审批 部门负责人审批 分管副总 / 总经理审批 分管副总 / 总经理审批 证照保管人员携带证照随同 经办人外出办事 三、文件资料的收集管理 凡公司发出的公文一律由总经办（综合部）统一收集保管。 一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料， 由 主办部门收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。 证照、档案管理制度 公司员工外出培训、学习、考察、调查研究等公务活动在核报差 旅费时，必须将有归档价值的文件资料向本部门兼职档案员办理交接 手续，专、兼职档案员签字认可后财务部才给予核报差旅费。 各部门兼职档案员的职责： 1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围， 收集保管本部门的文件资料。 2 、对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月底前应 将上一年（财务部为上二年）的归档文件资料归档完毕，并向行政主 管（文秘）办好交接签收手续。 3、承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理 临时借用文件资料登记手续。 四、归档范围 重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲 话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。 政府机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、 制度、计划等文件资料。 公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 公司的请示与有关部门的批复；公司反映主要工作活动的报告、 总结。 公司内部的各种工作计划、 总结、报告、请示、批复、 统计报表、 重要工作记录（表单）及工作简报。