时间管理的方法.pptVIP

2021/3/27 * 练习:检视一下围绕你身边的那些“时间杀手” 时间管理?自我组织 2021/3/27 * 22种最大的浪费时间现象 1、一次想做太多事情 2、承诺太多,没能说“不” 3、拖延耽搁/中途放弃 4、犹豫决定/错误决策 5、欠缺明确目标/计划/控制 6、缺乏系统 7、缺乏自律 8、事必躬亲,无效授权 9、混淆责任/权力 10、沟通欠佳/争论 11、缺乏有关技能 时间管理?自我组织 12、不速之客 13、电话干扰 14、会议过多/失效 15、社交应酬 16、信息庞大/不充分 17、工作环境杂乱 18、琐碎事务/文山书海 19、人手不足/能人不够 20、缺乏危机处理方法 21、缺乏政策/繁文缛节 22、下午精神不振 2021/3/27 * 贪求过多心理的抑制及处理方法 “不是每件事都必须做”,学会分辨优先次序 集中精力,单项处理（一次只做一件事情 ） 训练准确估算时间 不要凡事追求完美 克服授权障碍,问问自己想证明什么 看到别人没做份内的事,千万要抑制自己 学会说“不” 时间管理?自我组织 一次想做太多事情 2021/3/27 * 学会说“不” 记住:不能拒绝,就会受别人时间表的控制 克服心理和情面障碍 拒绝要求四部曲 时间管理?自我组织 倾听 ? 婉言回绝 ? 提出理由 ? 提供变通之计 承诺太多,没能说“不” 2021/3/27 * 拖延问题的解决措施 分类,按事件等级立即处理（Do It Now） 避免堆积有待解决的公文,今日事今日毕 先做不喜欢的事（贾琪 · 华德定律） 把每份工作设定时限,并公开给人知道 找出闲聊和做白日梦的时间,尽量减少 一气呵成 时间管理?自我组织 拖延耽搁/中途放弃 2021/3/27 * 瑞士奶酪法 把重大的工作分成 许多部分，抽时间 完成一些相对独立 的部分，逐步积累 起来。就象在一块 瑞士奶酪上依次戳 许多小洞那样 时间管理?自我组织 拖延耽搁/中途放弃 2021/3/27 * 练习:（周计划表和）日工作执行清单 注: 处理情况以符号说明: · 进行中 ? 已完成 ? 已授权 X 已取消 ? 留待明日完成 菜单要简单明了并定期检查 时间管理?自我组织 欠缺明确目标/计划控制 2021/3/27 * 应付外界干扰 确定约见的优先次序和时间,成为“歧视主义者” 对于不断骚扰你的人,直截了当告诉他你现在没空 预设时间限制 用肢体语言或谈话地点暗示你不愿长时间地接待他 串通好的干扰 迅速找出打扰者的企图 把访客转交给别人 时间管理?自我组织 不速之客 2021/3/27 * 电话处理 过滤来电 暗示应该结束 预设时间限制 直截了当挂断 发现需求,紧扣主题 时间管理?自我组织 集合在某一时间全部回掉 分类,按轻重缓急分批处理 以谈正事的立场作开场白 话不过“三” 电话 2021/3/27 * 时间值多少钱? 时间管理?自我组织 * 每年 251 个工作日，每天工作 8 小时 会议 2021/3/27 * 低效会议的原因 会前 —— 目标不明确、议事过多、时间地点不当、参加者不当、通知欠详、 无备而来 会中 —— 小会交流、外界干扰、未能概括、离题、不投入、垄断会议、“马 拉松”、复杂化 会后 —— 记录不全、欠总结、不跟踪 时间管理?自我组织 会议 2021/3/27 * 开有效率的会 宗旨:短时间达到目的,与会者满意 时间管理?自我组织 会议 会前准备 5W1H 主持会议 掌控进程,紧扣主题,陈述和发问、引起互动,处理无序和干扰 … … 结束会议 会议纪要,评估总结,任务分工,检察回顾 2021/3/27 * 信息处理 速读,划线,眉批和剪贴 不要打开与你无关的信息 固定时间收发电邮或信函 如果某信息需采取应对措施,就记录并加入一览表 为了便于归档,每条信息立即用一个文件名来编号 信息一旦被处理,就可归档或清除 如果信息不充分,则确定需要的信息,按时提供 时间管理?自我组织 信息 2021/3/27 * 信息 AVI（会议/面谈/电视/广播/电话…） EI（电邮/网络…） PI（邮件/传真/备忘/报刊/报告…） 丢弃 复印/传阅 归档 过滤 速读 细读 采取措施 重要程度 高 低 时间管理?自我组织 信息 2021/3/27 * 5S 清理 整顿 清洁 规格化 训练与纪律 时间管理?自我组织 工作环境杂乱 2021/3/27 * 缺乏政策/程序或繁文缛节 时间管理?自我组织 制订政策、制度、工作流程（程序） 无空白无重叠原则 运用 5W1