会议管理域教学课件会议接待.pptVIP

任务六 会议接待 【引例】 天地公司定于2月15日在京召开为期两天的新产品推广会，邀请了国内外十几家合作公司的管理人员，技术人员近百人参加。秘书苏小姐负责安排接站报到工作，但因春节后客流较大，她又缺乏一定的经验，致使部分与会者没能找到接站处，费了很大周折才找报到地点，因而损害了企业的良好形象。 问题： 会议接待工作就是接站吗？它包含哪些工作环节？ 会议接站应该注意哪些方面？ 一、会议接站 （一）确定迎接规格 （二）做好接站准备 （三）竖立接待标志 （四）掌握抵达情况 （五）介绍宾主双方 二、会议报到 会议报到是针对需要集中住宿的大中型会议而言，与会者从自己的工作单位或住地到达指定的开会地点时所办理的登记注册手续。 一般来说，重要的大中型会议既要求报名，也需要报到，普通的会议只履行报到手续即可。 （一）会议报到的方式 （二）报到工作的程序 三、会议签到 （一）会议签到的方式 1、簿式签到 2、表式签到 3、电子签到机签到 4、会议秘书人员代为签到 5、签到卡签到 6、名片签到 7、座次表签到 （二）会议签到表的格式 1．标题。 2．正文。签到表的正文应载明下列项目： （1）会议名称。如标题中未写明会议活动名称，则在表格内写明。 （2）主办单位。应当写全称或规范化简称。 （3）举行时间。写明具体的年、月、日、时、分。 （4）举行地点。写明举行会议的宾馆名称、楼号、房间号码。 （5）应到单位名称或应到人姓名。这一栏秘书人员要事先填好，经常性会议活动参加的单位和人员相对固定，可在制表时将应到单位和应到人一起印出，以便与会者对号签名。 （6）与会者签名。在应到单位名称或应到人姓名后面设置相应的空格，供与会者签名。 （三）会议签到的要求 1、认真准备 2、有序组织 3、及时统计 4、准确无误 （四）报到与签到的联系与区别 1、报到与签到的联系。 报到与签到都是指与会者到达会场时应办理的手续。会期较短的会议，一般只办理签到手续；会期较长，并且需要集中接待的会议，与会者不仅要签到，还要办理报到手续。 2、报到与签到的区别。 报到是指与会者到达会议地点时办理的登记注册手续，但不表示每一项活动和会议都保证参加；签到则是与会者在每一项活动或会议的签到簿上签字，表示出席了此次会议或活动。 四、会议引导 引导是指会议活动期间会务工作人员为与会者指引会场、座位、展区、餐厅、住宿的房间以及指示与会者问询的路线、方向和具体的位置。引导虽然看似小事，但却能给与会者提供许多方便，使他们感到亲切，也有利于会场内外正常秩序的建立。 【工作任务——会议接待安排】 百创电子科技有限公司将于8月20日至22日在广州花都芙蓉度假村举行新产品推介会，届时会有全国50家代理商预计80人左右参会。请为本次会议做好会议接待工作的准备。 任务分析：掌握会议接待的工作环节及内容，能够根据所选择的会场来布置场地。 操作步骤： 1、了解广州花都芙蓉度假村的概况，包括地理位置，内部设施，为会议接待工作做好准备。 2、根据会议接待工作的环节，安排好各个环节的 工作。