企业会议管理的筹划.PPT

* NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * * * 会议名称 ? 时间 ? 主席 ? 会议目的 ? 出席人数 ? 缺席人数 ? 缺席理由 ? ? 会议内容 和决议事项 ? ? ? ? ? 决议事项 的实施 ? ? 实施项目 ? 负责人 或部门 ? 完成期限 ? ? ? ? ? ? 出席人 盖 章 ? ? ? ? ? 特别事项 ? ? ? ? ? * 点评 根据录像的内容，点评这位秘书的紧急情况处理技巧。 * 会场服务 转接电话 突发状况 建议休息 协助上司掌握、控制会议进程 * 会议的善后处理 1、会场清理 2、印发会议记录 3、资金 4、会议的总结工作 * 会场清理 安排与会人员的离会 会议文件的回收、立卷、 归档 * ??????? 印发会议记录 完善会议记录 起草会议纪要 确定印发范围 接收者确认 签发会议执行文件 * 演讲完毕，谢谢观看！ * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * NOTE * * 第九讲会议的筹划与管理 * 会议的重要性 大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高 * 会议的筹划与管理 会前的准备工作 会间的组织服务 会后的善后处理 * 会前准备工作 1、??安排议题、议程、日程 2、? 拟订与会人员名单 3、??申请会议所需资金 4、? 会场布置 5、??安排食宿和茶水 6、 发出会议通知 * 安排议题、议程 议题的收集和筛选 议程 * ?委员会会议议程 ? 7月6日上午11点 格林·德雷戈饭店 ? 1、（11：00）任命一位会议主席 ? 2、（11：10）为缺席致歉 ? 3、（11：15）批准上次会议备忘录 ? 4、（11：30）上次会议提出的事项 ? 5、（11：45）讨论联络事宜 （12：00）会间休息 ? 6、（12：15）财务事项 ? 7、（12：45）特别事宜 ? 8、（13：00）其他动议 ? 9、（13：15）其他事宜 ? 10、（13：35）下次会议细节 ? 议程的开头为会议的日期、时间和地点 每项均有一个起始时间 下次会议细节写在议程的末尾 * 拟订与会人员名单 选择恰当的人出席会议 送交上级审核 * 申请会议所需资金 确定会议规格 申请经费 口头 书面 * 会场布置 选择会场 a.场地大小 b.附属设施齐全 c.适当的开会设备 d.会场氛围 e.场地不受外界干扰 布置会场 a.附属设施 b.准备会议文件 * 讨论：各种会场的利与弊 会场类型 优点 缺点 圆桌型 椭圆型 口字型 U型 教室型 * * 面对面就座 当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边 主席坐在团队成员之间 * * 显示等级 如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐 主席坐在长桌的顶端 资历最浅者坐在离主席最远处 * * * 自由讨论 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌 主席可坐在任何一个位置上 * 安排食宿和茶水 食宿 a.用膳 b.住宿 茶水 * 一杯香茶可赢得交易机会 * 角色练习 表演会议期间奉茶的礼仪 * 给客人斟茶的注意事项 当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。 开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。 * 茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务