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试论档案管理与办公自动化联网 信息技术的发展，计算机网络已经成了社会生活中的重要组成部分。特别是在办公领域，因计算机技术的有效利用而实现了办公自动化，数字化信息技术成了日常办公管理工作中的重要基础。档案管理作为日常工作中的关键环节，其工作程序之烦琐，工作量之大，劳动强度之高，如果按照传统的工作模式，必然使工作处于低效率操作状态，非常不适应于现代化的高质量、快节奏工作要求。引入办公自动化联网技术，不但优化了档案管理程序，而且推动了档案管理工作的创新。 一、强化自动化档案管理的必要性 档案是极具保存价值的资料，其所记载的是单位发展历程中所产生的，涉及各项工作的信息。实施档案管理工作，就是对于档案实体实施系统化管理，以利于档案信息能够为各项业务提供有价值的服务。在档案管理工作中，运用办公自动化技术辅助，并建立计算机网络平台，可以塑造新型的档案管理环境。 从安全的角度而言，档案资料不仅仅具有保存价值，而且是推动发展的重要依据。由于档案资料多数为纸质保存，因此需要妥善管理，并做好各种防御措施，以避免遭到不同程度的损坏。为了避免受到水灾、火患和虫害的威胁，单位要对于档案管理加大力度，但是，单一的管理方式导致档案资料一旦遭到损害，就很难于补救，导致档案资料的遗失。 部分单位对于档案采用了电子化处管理的方式，当纸质的档案经过扫描录入后，形成电子文件，以利于电子化的保护和管理，更为方便查阅。从目前档案电子化管理状况来看，电子档案的管理依然存在着诸多的问题。面对诸多的管理软件，要选择适合的管理方式才能够实施电子档案的有效管理，以实施保护功能。对于电子文档的保护，目的是提高档案管理的服务功能，这就有必要建立统一的档案管理体系，实施标准化管理，提高档案管理的整体水平。鉴于电子化档案管理硬件设施上所存在的问题，要使其在电子档案处理中发挥功能性的作用，就要采取必要的措施，强化自身建设，将硬件设备以及管理软件的各种优势充分地发挥出来。实施网络化、信息化管理成了一种必然。 二、档案管理与办公自动化之间是相辅相成的关系 （一）档案管理与办公自动化之间具有相互促进的作用 处于信息化时代，办公自动化在各行业中很普及。档案管理是一项复杂而烦琐的工作，采用办公自动化设备实施管理，可以促进档案工作的系统化。因此，办公自动化设备的使用，对于捋顺档案管理程序，促进档案规范化管理具有重要的作用。与此同时，档案管理对于办公自动化网络技术也具有一定的推进作用。随着档案的办公自动化管理的兴起，开阔了自动化软件技术的开发领域，自动化网络技术、档案数据库技术等等，都成了促进自动化软件研发的方向。档案管理与办公自动化的相互促进和发展，为双方的动作提供了更多的便利和迅速的发展的保障。从学科角度而言，档案文件本身就是一种信息形式的存在，而办公自动化是处理信息和传递信息的工具。因此，办公自动化与档案管理是有过程和结果的关系。 （二）档案管理与办公自动化之间存在着差异性 传统的档案处理方式主要是针对纸质资料而言，多数为纸质文件、照片、光盘以及奖杯等等的实体信息。办公自动化的档案处理则是电子技术手段的应用。采用先进的信息技术，运用网络进行文件信息的交流，从而形成了实现无纸化办公的趋势。 三、实现档案管理与办公自动化的有效融合 （一）对于档案管理实施标准化建设 从管理体制方面入手，对于档案文件实施协调管理。将文件的前期处理工作纳入到档案管理工作职责范围中，为档案管理打下良好的基础。对于档案管理要制定规范的流程，包括档案文件的前期处理、著录以及电子文档格式等等，都要进行标准化处理。在设计档案信息管理系统的过程中，要考虑到各项技术参数，包括数据接口标准、不同类型数据转化标准等等，实施规范化设置，以提高工作效率。 （二）加强办公自动化系统的安全维护工作 档案管理部门要确保计算机自动化设备在安全的环境下运行，以使档案信息的传送安全可靠。为了防止档案软件受到病毒或者黑客的侵扰，安装病毒防护软件之后，要注意实时更新，以确保信息的高效传输。办公自动化系统平台被设置在内部网络中，与外网建立起连接。为了提高档案管理的安全性，要进行办公自动化系统的安全维护工作。首先，使用路由器屏蔽所有的IP地质，然后对于允许访问的地址进行重新设置连接。其次是接入防护墙，以对外网进入的数据进行认证，实施有效过滤。禁止操作的业务，防火墙会予以禁止，即便是有信息通过，也会在防火墙信息内容中有所记载。此外，防火墙还可以对于网络系统进行检测，并针对系统的运行状态予以提示。 四、结论 综上所述，信息技术的进步，使传统的档案管理已经不再适应时代的要求。为了提高档案管理的工作效率，引进办公自动化网络，不但能够提高档案