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PAGE / NUMPAGES [秘书基础知识介绍]文秘岗位基础知识 发布时侯间：2020-05-02 　　在一个企业中,文秘工作具有十分重要之作用,相关政策法规之宣传贯彻、老总之指令、公司之决策、企业之理念、员工之声音,规章制度、信息传递、社交关系、沟通联络等等等等,都会在文秘工作中体现出来。下面是文秘岗位基础知识，随小编一起来看一下吧。 　　秘书是公司和当店树立于客户面前之形象窗口，是一个枢纽起着承上启下之作用，是店长之左右手。一个优秀之秘书能为主管分担一半以上之事务及管理工作。店务秘书之主要工作职责有：店内事务管理;互动管理;与总部沟通管理;紧急事务应对管理 　　(一)客户资料管理 　　【总客户登记册】用于登记当天值班接待之上门客人和经纪人当天获取之除上门外之客人，秘书负责提醒督促经纪人将当天收集到之所有客人登记在总客户登记册上。及时侯更换收藏已登记满之总客户登记册，存档一年后作废销毁。 　　【登报客户登记表】用于登记登报来电问询之客户，编号并与当天下午下班前统一分配给经纪人，督促跟进。及时侯收藏半年后作废销毁。 　　(二)制度执行 　　秘书在执行制度过程中应以《公司制度》、《行为规范》及当【秘书基础知识介绍]】店管理制度为标准，发现某同事违反规定时侯，及时侯给予提醒，或汇报店长，由店长决定是否处罚，店长确定处罚，秘书开罚单，店长签字，秘书执行罚款。 　　(三)考勤管理：秘书应该熟练掌握《考勤管理办法》之详细内容，严格监督打卡情况。中国房地产中介联【秘书基础知识介绍]】盟网--联盟吧- 　　(四)值班管理：秘书于当月之最后一天制定下月之值班表，由店长确认签字生效，于晚会告知传阅并张贴告示当店同仁，以便于经纪人提前做计划。 　　(五)卫生管理：当天卫生由值班人员打扫，秘书应监督当店卫生及办公设备之整洁度。发现值班人员没做卫生或马虎对待之，告知店长，由店长【秘书基础知识介绍]】处罚。每月负责组织至少一次之卫生大扫除。 　　(六)表格表单管理 　　【普通表单格】：经纪人用和秘书用之表单格分类存放于固定位置，并标识清楚，一周整理一次，及时侯备存，确保各类表单格齐全供经纪人使用。 　　【特殊表单格】：租赁合同和收据要在租赁专员提出申请时侯发放，发出24小时侯内收回租赁佣金，收据本和一份存档合同(一式三份【秘书基础知识介绍]】中之其中一份)。【秘书基础知识介绍]】作废合同三份都收回并注明“作废”之字样。月底将当月之所有存档合同汇总，制作租赁档案上交财务部 　　(【秘书基础知识介绍]】七)当店办公用品和基金之管理 　　【办公用品之领用】制作成一份办公用品领用登记【秘书基础知识介绍]】表，监督领用登记，月底统计，供数据分析用。对当店办公设备进行维护，如出现故障先寻找原因，在能力范围内之尽量独立解决，在能力范围外之及时侯与厂家或其他服务机构联系。 　　【当店基金之管理】：根据当店具体情况于月初或月末将当店基金收支明细表张贴告示 　　(八)数据汇总 　　【每周】：周考勤汇总，客户和房源统计，带看量、签单数汇总。 　　【每月】：月考勤汇总，客户和房源汇总，带看量签单明细统计，当店话费及办公用品费用统计。 　　(九)接待 　　【客户接待】：在值班人员外出带看或繁忙时侯接待上门客户，将客户信息分类登记于登记表中，尽量详细具体，并于当天交接给值班人员。秘书所接待之房源及客人统归当天值班人员所有。 　　【同事接待】：来者是客，到当店来之他店经纪人或其他部门之同事都应热情接待，倒水让座，提供恰当之帮助。 　　【注意事项】： 　　a：秘书是公司之形象代表，是当店之窗口和枢纽，接【秘书基础知识介绍]】待礼仪要规范细致到位。 　　b：随时侯保持饱满之精神状态。 　　(十)注意职责与工作任务： 　　1、负责公司内、外部文书处理：负责集团公司相关资料文件之接收、装订、传阅、送签;负责集团公司内之复印、传真、打印等等工作。 　　2、协助办公室主任进行相关会议之组织，并做好记录：负责会议之记录和整理;负责会议场所之安排与布置;负责会议之服务工作及相关活动之安排;负责会议相关资料之编印。 　　3、协助办公室主任做好公司之接待工作：协助办公室主任负责公司来访人员之接待，包括外事活动之组织、接待、翻译工作;协助办公室主任负责公司相关公共关系之建立和保持。 　　4、协助办公室主任做好其它各项工作：协助办公室主任做好公司印签之使用与管理，并做好用印之登记，以备查。 　　5、协助档案管理员做好档案管理工作。 　　6、完成办公室主任交办之其它各项工作。 　　(十一)权力和责任： 　　权力：相关文书之起草权。 　　考核指标：文书起草、会议记录完成质量及完整性;文书收发之及【秘书基础知识介绍]】时侯性、准确性;考勤、服从安排、遵守制度;其他专业知识技能。