办公室达人必备：5个好用到哭的Office技能.docx

办公室达人必备： 5 个好用到哭的 Office 技能 1、让 windows 帮你压图片——画图另存为 某次策划的同事制作了一张典雅内秀的中秋贺卡，老板非常 开心，即刻批复可发给客户。但是在发送途中出现了一个问 题是，同事做的图片太专业了， 有好几 M 的大小， 放在邮件 正文里，会显得太太太大了，页面打开很慢，无法保证阅读 效果。但是同事用专业软件把图片的尺寸改小后，体积还是 不来；要不就是体积下来了，精度得不到保证。 围观群众的我试了试用 windows 自带的画图软件， 没想到 F子……成功了。过程甚至都有些不忍直视的简单，所以我 废话了这么一堆撑场面 好吧，该上步骤了： 1）调出画图软件：开始—程序—附件—画图； 2）用画图打开需要调整的图片； 3）如果图片大小不用调整的话，不用任何操作，把图片另存 为一下，再查看图片的大小就会发现只有几百K 为一下，再查看图片的大小就会发现只有几百 K 了（注意， 定要是“另存为”！不然会覆盖掉原文件，清晰大图就没了 哦！）；如果图片需要调小一点，点击图片—拉伸 /扭曲，在拉 伸和扭曲对应的格子里视情况填入0 伸和扭曲对应的格子里视情况填入 0到100 间一样的数字即 可。 听说微信要发图片的话，大小需要在 300KB 以下，用画图 软件处理一下轻轻松就 OK 了 2、让 Word 帮你做 QC ——底色涂黄 这个问题在我原来的公司，是一部血泪史……在做新文档的 这个问题在我原来的公司， 是一部血泪史……在做新文档的 时候，大家不是都会借用一些模板么，比如在8 时候，大家不是都会借用一些模板么，比如在 8 月月报的基 础上做 9 月的月报，比如在 A 客户的方案基础上做 B 客户的 方案，结果咧，很多粗心大意的男同志总有些地方没替换干 净，于是一个错误五十块钱地扣……五十块钱相当于十几个 蛋饼啊！代价太惨痛了！ 所以我在发一个模板给新同事之后，都会不厌其烦地重复下 面的话： 1）先把所有内容翻黄，包括页眉页脚（ ctrl A ，底色翻黄；双 击进到页眉页脚， ctrl A ，再翻黄)；为什么页眉页脚也要选 中呢， 因为页眉上也会有时间 /客户等信息， 以及大文档下的 分节会使页眉页码紊乱，不先涂黄最后真的是太容易忘掉这 块阳光照不到的小角落！ 2) 从上往下，从下往上，从中间到两端，从 A 段到 F 段 底色翻回无颜色，直到整个文档 clear 。 任你做文档有何种个人癖好的顺序，做完一部分选中部分， 任你做文档有何种个人癖好的顺序，做完一部分选中 部分， 相信我，这样点两下并不会耗时多久，但是好处是看得见的 做完的文档绝对干干净净。养成这个习惯吧少年，你值 得拥有！ 3、让 Excel 帮你做统计——数据透视表 这个工具在对多个数量进行统计的时候特别好用。比如下面 我胡掐的一个学校花名册：统计该校一年级有多少名男同学 多少名女同学过程如下： 1) 选中该区域， 然后点击插入 -数据 透视表 -数据透视表； 弹出页面后不要任何操作，直接点击确定； 3） 在自动生成的新 sheet 里，最右边有一个“数据透视表字段 列表”，将需要统计的字段“性别”拖到行标签区域，再把姓名 拖到“数值”区域；4）拖完后就会发现左边表格区域有自动生 成的统计数据啦。原理就是这样啦，是不是很简单又强大 呢?请各位自行运用到各类需要统计的场合?数据少的时 候可以手动数一数，数据成百上千的时候就会发现这个东西 很好用，而且结果不会出错? 4、让 Excel 帮你做匹配—— Vlookup 公式 这个就是前面说到的好用到哭的小技能！实际操作起来也是 很简单，但是在批量匹配数据的时候，真是太太太好用了。 还以上面的学生信息表为例，年级主任手上还有一张学生特 长的表格：他想把这个特长的信息也归到左边的表里去，形 成一张信息比较完整的表格，这时候咋操作呢? 1）在需要填入信息的首个表格敲入公式的前半部分 =vlookup( ” =vlookup( ” ,这个时候Xcel会自动跳出提示：其中 lookup_value 指基于什么参数来比对， 这里我们用的是学生 FG 两列（注的姓名，所以点击一下 B2 FG 两列（注 table_array 就是在哪些区域内查找，那就选中 意这里需要全选，就是单击鼠标不放在 FG 两个字母的地方 指的是取范拖一下就行） ，再输入一个逗号； col_index_num 指的是取范 围内哪一列的数据，这里我们取的是 G列，即FG的第二列， 所以应该填入 2，再输入一个逗号； range_lookup 不用管， 填0 就行，再输入右括号； 完整的公式长得是这样： 2）输完上面的公式，按 Enter 键， Excel 就会自动匹配了，下面的表格不用输，把鼠标停在刚 刚输入过公式表