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标 题: 档案管理程序
文件编号: 38-2016
第 1 页 共 2 页
第 3 版 第0次修改
一、目 的
建立适合本实验室实际情况、符合档案法要求的档案管理制度,保证各类记录、资料的保密要求和方便检索,为管理体系和检测工作运行情况提供证据。
二、范 围
适用于各类文件、检测科研资料、记录、仪器设备档案、人员技术业绩档案的管理。
三、职 责
3.1 各科室负责本室各类文件、检测科研资料、记录、仪器设备档案资料等的收集保管工作,并按时交综合室归档;
3.2 综合室负责各类文件、记录、资料档案的管理。
四、程 序
4.1 各科室应将各类文件、记录、资料及时归档,这些文件、记录、资料包括:
4.1.1 质量手册;
4.1.2 程序文件;
4.1.3 技术性文件、资料(包括各类作业指导书、标准、技术规范等);
4.1.4 仪器设备档案资料;
4.1.5 人员技术业绩档案资料;
4.1.6 检测报告副本及其检测原始记录;
4.1.7 合同评审记录;
4.1.8 各类质量记录和技术记录,详见《记录控制程序》;
4.1.9 计量认证、实验室认可合格证书及附表;
4.1.10 行政文件(包括实验室内文件和外部文件);
4.1.11 本实验室年度工作计划、总结、发展规划等;
4.1.12 科技项目(包括科研、技改)档案资料;
4.1.13 财务凭证等资料;
4.1.14其它需归档的文件资料。
4.2 各科室人员在其职责范围内收集整理需归档的文件、记录和资料后,交办公室档案管理员统一归档。档案管理员应检查提交归档资料的完整性和规范性,签收符合要求的资料,有权拒收不符合要求的资料,责成相关科室重新整理,直至符合要求为止。
标 题: 档案管理程序
文件编号: 38-2016
第 2 页 共 2 页
第 3 版 第0次修改
4.3 档案管理员应对接收的资料进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。
建立台帐,必要时编制检索卡片。
4.4 采取必要的防潮、防尘、防盗、防火、防虫等措施保证档案贮存环境条件的符合性。
4.5 档案存放地应有明显的标识,档案管理员应定期检查档案的保存情况,对损坏的档案及时采取修补措施。
4.6 档案不允许外借。档案查阅,按《文件控制程序》执行,应由查阅人提出申请,经实验室主任(外单位人员查阅)或科室主任(实验室内部人员查阅)批准后,由档案管理员办理查阅手续。需复印档案时,由复印要求人提出档案复印申请,经实验室主任批准后,由档案管理员复印后将复印件交给需求者并登记。
4.7 档案管理员负责档案的保密工作。
4.8 超过存档期限的档案,由档案管理员填写《档案销毁记录》,由实验室领导、相关技术人员、档案管理员成立鉴定小组,经鉴定同意后由两人以上人员实施销毁。
五、附表或记录
5.1 38-01档案销毁记录
六、相关程序文件
6.1 04-2016《文件控制程序》
6.2 13-2016《记录控制程序》
6.3 17-2016《人员培训考核和技术档案管理程序》
6.4 23-2016《仪器设备管理程序》
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