公司报刊邮件函电收发制度.docx

公司报刊邮件函电收发制度 第一条 全公司公私报刊外来邮件外发公启函电等由公司收发室负责收发 第二条 外发函电要求 各部门因公需外发函电经办人员应于每天下午点以前将函件电报底稿送到收发室另填写挂号平信电报外发登记表 每天下午点以前公司收发室应将当日外发函电清点累计送交邮局寄发 表23－3信函寄发记录表 □业务类□公共关系 □采购类□总务类 发函日期 发函单位 文别 内容 寄发单位 回函日期 回函内容 第三条 外来邮件管理 外来邮件一律公司收发室签收分发 凡挂号纸包包裹单货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收 一般公启函电和公司内职工私人信件由收发室开具清单分放到各单位信报箱内 私人不明平信一律放到信架信袋内由个人自取 不论公私邮件收发室应随到随清及时分发不得丢失损坏搁置延误对国外来函应检查封口邮戳如发现被拆封或邮票被撕应拒绝签收并向邮局反映查明原由 凡挂号信汇款单包裹单货运单等的收件人在收发室通知发出后应随即到收发室领取邮单并及时去邮局取款取件超期罚款收发室概不负责 第四条 报刊订购与收发 1、报刊订购 订购时间：上半年 下半年 （2）订购手续：不论单位和个人均需先到收发室查阅报刊目录再将需要订购的报刊代号名称出版日期单价订购份数期数填写清楚交收发员核对算价确认无误后当面缴款开票公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外还须填写报刊分发清单详细写明各种报刊分发到哪些单位或个人 2、报刊收发 收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点发现有差错应及时登记并要求补缺退任 收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发不得耽搁延误收发员清点分发报刊时间为小时任何人不得进入收发室。