公司档案管理办法及制度.docx

公司档案管理办法 第一条 依据中华人民共和国档案法结合公司实际情况特制订本办法 第二条 公司档案工作的基本原则是集中管理与分散管理相结合以集中管理为主即公司文书档案由办公室集中统一管理档案已交办公室的除外分别由有关部门管理以便于及时利用维护档案的完整与安全公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件材料由承办单位主办人负责将其中已办完的文件资料及时归档 第三条 公司办公室设立专门的档案工作受上级部门档案处的业务指导监督和检查负责管理公司的文书科技部分档案其任务是 收集整理立卷鉴定保管公司的文书档案 积极开展档案的提供利用工作 进行档案鉴定 进行档案统计 保管部分科技档案 认真学习中华人民共和国档案法有关制度档案工作理论技术和业务知识掌握归档的基本方法保证档案质量 第四条 归档 归档的文书包括 公司与有关单位的来往信件各种协议书合同等公司会议原始记录纪要和决定包括发布的通知通报机构调整任免奖惩以及全公司的规章制度 公司制订的计划统计预决算工作总结 公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话文件和会议总结纪要 国际交流和合资企业来往文件协议报告和会谈纪要等文件材料 公司各部门的发文 其他具有保存价值的文件材料重要的工作经验材料 外单位直接发送给公司各部门的抄送信件 第五条 归档要求 归档的文件材料应按照自然形成保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档 在一个卷内要按问题或文件形成的时间系统地排列 案卷标题要简明准确整理好的案卷要确定案卷的保管期限原则上分为永久长期十五年以上短期十五年以下三种 按归档要求进行装订编号填写卷内目录备考表 全部案卷组成后要对案卷作统一排列并编写档号然后逐卷登记填写案卷目录 第六条 档案借阅 借阅档案要履行借阅手续调阅档案只限在档案室查阅不能带出必须带出档案室查阅的要经过办公室主任批准 借阅时间一般档案最长不超过十天密级档案最长不超过一周 借档人不得转借拆卸调换污损所借的档案不得在文件上圈点画线和涂改未经批准不得复印档案 借档人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件需经办公室主任批准。 公司档案管理制度 第一条 管理部门 文书结案后原稿由各文书管理部门归档经办部门根据实际需要留存复印件如因业务处理需要原稿须由经办部门保管应经文书管理部门主管同意后妥善保存文书管理部门以复印件归档 各分公司档案分类目录及编号原则由各公司经理室或事业部经理室统一制定总管理处各部门中心档案则由各部门自行编定并报送总管理处 第二条 文件点收 文件结案移送归档时根据如下原则点收 检查文件的文本及附件是否完整如有短缺应立即追查归入 文件如经过抽查应有管理部门主管的签认 文件的处理手续必须完备如有遗漏应立即退回经办部门补办 与本案无关的文件或不应随案归档的文件应立即退回经办部门 有价证券或其他贵重物品应退回经办部门经办部门送指定保管部门签收后将文件归档处理 表23-15档案目录卡 档号： 卷名： 本案文件目录 件数 收文号 来文号 发文号 页数 备注 1、 第三条 文件整理 点收文件后应依下列方式整理 中文直写文件以右方装订为原则中文横写或外文文件则以左方装订为原则 右方装订文件及其附件均应对准右上角左方装订则对准左上角理齐钉牢 文件如有皱褶破损参差不齐等情形应先补整裁切折叠使其整齐划一 第四条 档案分类 档案分类应视案件内容部门组织业务项目等因素按部门大类小类三级分类先以部门区分部门区分之后依案件性质分为若干大类再在同类中依序分为若干小类 档案分类应力求切合实用如果因案件较多三级分类不够应用时须在第三级之后增设第四级细类如案件不多也可仅使用部门及大类或小类二级 同一小类或细类的案件以装订于一档夹为原则如案件较多一个档夹不够使用时可分为两个以上的档案装订并于小类或细类之后增设卷次编号以便查考 每一档夹封面内首页应设目次表案件归档时依序编号登录并以每一案一个目次编号为原则 档号的表示方式如下 A1A2----B1B2C1C2D1-----E1E2 其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E2为档案目次 第五条 档案名称及编号 档案各级分类应赋予统一名称其名称应简明扼要以充分表示档案内容性质为原则并且要有一定范畴不能笼统含糊 各级分类卷次及目次的编号均以十进制阿拉伯数字表示其位数使用视案件多少及增长情形斟酌决定 档案分类各级名称经确定后应编制档案分类编号表将所有分类各级名称及其代表数字编号用一定顺序依次排列以便查阅 档案分类各级编号内应预留若干空档以备将来组织扩大或业务增多时随时增补之用 档案分类各级名称及其代表数字一经确定不宜任意修改如确有修改必要应事先审查讨论并拟定新旧档案分类编号对照表以免混淆 第六条 档号编写 新档案应就档案分类编号表查明该档案所属类别及其卷次